Exclusivas venta Excel - Plantilla Gratis

1. Abre la hoja Instrucciones y revisa la finalidad de cada pestaña y las columnas calculadas.
2. En Exclusivas, registra una fila por contrato e introduce el ID, estado, fechas de captación e inicio y fin de la exclusiva.
3. Completa los datos del propietario y del inmueble: NIF, contacto, dirección, municipio, provincia, tipo, habitaciones, superficie y referencia catastral.
4. Indica el precio de salida y la comisión pactada en porcentaje. La comisión estimada se calculará automáticamente.
5. Actualiza visitas, ofertas, última visita, próxima acción, responsable comercial y observaciones después de cada actividad.
6. Revisa Días restantes y Alerta de vencimiento antes de llamar al propietario o preparar una renovación.
7. Consulta Resumen para analizar estados, municipios, responsables, comisiones potenciales y localizar un inmueble por su ID.

El control de exclusivas de venta resulta especialmente útil para una agencia que capta varias viviendas cada semana y no quiere depender de agendas separadas. Un agente que firma una autorización el 15/01/2026 debe saber desde el primer día cuándo termina, qué visitas ha generado y quién tiene que contactar con el propietario.

Una cartera pequeña también necesita fechas claras

Un pequeño profesional con 8 inmuebles puede tener contratos con duraciones distintas: 90 días para un piso, 180 para un chalet y 120 para un local. En Exclusivas, las fechas de inicio y fin generan automáticamente los días de exclusiva; así no tienes que contar manualmente los días ni revisar cada contrato en papel.

La imagen 1 muestra las 28 columnas operativas. Además de propietario y dirección, aparecen precio de salida, porcentaje de comisión, visitas, ofertas, última visita, próxima acción y responsable comercial. Para un piso de Madrid anunciado por 315.000 € con una comisión del 3,50%, la comisión estimada es 315.000 × 0,035 = 11.025 €.

El cierre semanal del equipo comercial

Un administrador de ventas puede revisar los lunes las exclusivas con menos de 15 días restantes. La alerta calcula Vigente, Renovar pronto, Vencida o Cerrada: una venta marcada como Vendida queda Cerrada aunque la fecha contractual ya haya pasado.

En Resumen, la imagen 2 permite revisar cuántos inmuebles gestiona cada responsable y qué comisión potencial representa. Una cartera con 5 exclusivas activas de 300.000 € y un 4% pactado concentra 60.000 € de comisión potencial, antes de aplicar IVA o descontar operaciones que no culminen.

Antes de una reunión con el propietario

La hoja también sirve para preparar una llamada de renovación: filtras por responsable, revisas visitas y ofertas y decides si conviene ajustar precio, actualizar anuncio o preparar arras. La hoja Instrucciones, visible en la imagen 3, recuerda la documentación recomendable de cada operación.

La exclusiva no sustituye a una autorización de venta bien redactada. Debe identificar al propietario, el inmueble, el precio, la duración, los honorarios y las condiciones de comercialización. Si intervienen varios titulares, guarda la autorización firmada por todos y verifica sus NIF antes de publicar.

Documentación del inmueble

La hoja Instrucciones pide revisar la nota simple, la referencia catastral, el certificado energético, las cargas, el último IBI y la documentación urbanística. Para una vivienda de 315.000 €, comprobar una carga hipotecaria o una discrepancia de superficie antes de anunciar evita negociar durante semanas una operación que no puede cerrarse.

El certificado energético es obligatorio para vender o alquilar y debe constar en la publicidad inmobiliaria. La nota simple permite comprobar titularidad y cargas, mientras que el Catastro ayuda a contrastar la referencia y la superficie, pero no sustituye al Registro de la Propiedad.

Honorarios, IVA y documentación de la operación

Si pactas una comisión del 3,50% sobre 315.000 €, el importe estimado de la hoja es 11.025 €. Si la agencia factura ese servicio, normalmente añadirá el IVA del 21%: 11.025 × 1,21 = 13.340,25 € facturados, salvo que el contrato establezca otra base o condición.

Cuando la operación avance, diferencia reserva, arras y compraventa. Las arras penitenciales del artículo 1454 del Código Civil permiten desistir con las consecuencias pactadas: el comprador pierde la cantidad entregada o el vendedor la devuelve duplicada.

Impuestos que afectan al comprador y al vendedor

En una vivienda usada, el comprador afronta el ITP, que suele situarse entre el 6% y el 10% según la comunidad autónoma. Sobre 315.000 €, un 7% serían 22.050 €. En obra nueva se aplica normalmente IVA del 10% y AJD, habitualmente entre el 1% y el 1,5% según territorio.

El vendedor debe revisar la ganancia patrimonial en su IRPF y la plusvalía municipal o IIVTNU. La plantilla registra el seguimiento comercial y documental; no calcula estos impuestos.

El fallo más caro suele ser dejar una exclusiva sin fecha de vencimiento fiable. Si el contrato termina el 30/09/2026 y nadie llama al propietario con antelación, la agencia puede perder la autorización justo cuando una visita está negociando una oferta de 280.000 €. La columna Días restantes y la alerta reducen ese riesgo, pero solo si las fechas se introducen correctamente.

Fechas mal copiadas y renovaciones perdidas

Introducir 09/10/2026 como 10/09/2026 resta 29 días al periodo real y puede provocar una llamada de renovación fuera de plazo. Mi postura es clara: las fechas deben copiarse del contrato firmado, no del anuncio ni de una conversación telefónica. Revisa especialmente contratos de 90 días, porque un error de un mes altera toda la gestión.

Otro problema frecuente es marcar Vendida antes de firmar arras. En este archivo, Vendida hace que la alerta aparezca como Cerrada; si la operación solo está reservada, utiliza Reservada. En un inmueble de 400.000 € con una comisión del 4%, confundir estados puede ocultar 16.000 € de comisión todavía pendiente.

Comisiones y porcentajes introducidos mal

La comisión pactada debe introducirse como porcentaje, por ejemplo 0,035 para el 3,50%, no como 3,5. Si escribes 3,5 con formato porcentual, Excel puede interpretarlo como 350%, y una vivienda de 250.000 € mostraría 875.000 € en vez de 8.750 €.

También se descuadra el seguimiento cuando las visitas y ofertas se actualizan en una agenda, pero no en Exclusivas. Una vivienda con 14 visitas y 3 ofertas necesita una próxima acción concreta; dejar esos campos antiguos impide valorar si el precio de salida está funcionando.

Documentación incompleta antes de publicar

Anunciar sin nota simple o certificado energético puede obligarte a retirar la publicidad y explicar el problema al propietario. En una operación de 315.000 €, una semana perdida puede hacer coincidir el vencimiento de la exclusiva con otra agencia. La lista de Instrucciones exige revisar cargas, IBI y documentación urbanística antes de avanzar.

La plantilla funciona mejor si la conviertes en parte del cierre comercial, no en un archivo que solo abres cuando surge un problema. Reserva 20 minutos cada lunes para filtrar Exclusivas por Días restantes y revisar todas las filas con Renovar pronto o Vencida.

Una rutina semanal sencilla

• Después de cada visita, actualiza Visitas realizadas, Última visita y Observaciones.
• Después de cada propuesta, incrementa Ofertas recibidas y selecciona Revisar oferta.
• Antes de publicar una vivienda, confirma referencia catastral, certificado energético y nota simple.
• El viernes, revisa que cada exclusiva activa tenga una Próxima acción y un Responsable comercial.

Para un equipo de 5 agentes con 20 exclusivas cada uno, una revisión de 2 minutos por fila supone unas 3 horas y 20 minutos semanales. Es tiempo suficiente para detectar contratos que terminan en los próximos 15 días sin esperar a que el propietario llame.

Cómo mantener los datos limpios

Usa las listas disponibles para Estado, Tipo de inmueble y Próxima acción, y no escribas variantes como Activo, Piso vivienda o Llamar. Las listas ya preparadas evitan que el Resumen divida una misma categoría en varios textos.

No modifiques las columnas calculadas F, T, Z y AA. Si necesitas corregir una operación, cambia las fechas, el precio, el porcentaje o el estado de entrada. Después, revisa que la comisión de un inmueble de 300.000 € al 4% siga mostrando 12.000 €.

Cuándo dejar atrás el archivo

Excel es suficiente para una cartera de hasta 100 filas preparadas y un equipo pequeño. Si necesitas firma electrónica, histórico de llamadas, permisos por usuario, publicación automática en portales o trazabilidad de cambios, el salto a un software inmobiliario está justificado. Mantén esta plantilla como respaldo de exportación y control rápido, no como sustituto de un CRM cuando el volumen ya supera la revisión manual.