Exclusivas venta Excel – Plantilla Gratis (2026)
0
Descarga gratis
Compraventa
Ficha captación vivienda venta Excel - Plantilla Gratis
Ficha Excel para agencias: registra propietarios, inmuebles, documentación, valoración, comisión, estado comercial y cartera por municipio.
Descargar plantilla
Esta ficha de captación en Excel sirve para registrar y seguir viviendas que una agencia incorpora para vender. Incluye datos del propietario, características del inmueble, documentación, precios, comisión, estado comercial, días en cartera y próxima acción.
La hoja Captaciones admite hasta 100 registros operativos, desde la fila 2 hasta la 101, con filtro automático y primera fila inmovilizada. La imagen 1 muestra sus 36 columnas; las hojas Resumen e Instrucciones completan el control comercial y la forma de uso.
Principales ventajas de esta plantilla Excel
- Centraliza en una sola fila el propietario, su NIF, teléfono, correo, dirección y referencia catastral.
- Compara el precio solicitado con la valoración mínima y calcula automáticamente un precio recomendado un 3% superior a la valoración.
- Obtén la comisión estimada y el neto previsto para el propietario según el tipo de captación.
- Detecta inmuebles con documentación pendiente mediante el aviso automático de la columna correspondiente.
- Controla los días en cartera desde la captación o desde la publicación si ya existe fecha de publicación.
- Filtra por estado comercial: pendiente de documentación, preparada, publicada, reservada, vendida o descartada.
- Consulta en Resumen el precio medio, el valor total de cartera, las comisiones y el reparto por municipio.
Guía paso a paso
- Abre la hoja Captaciones y completa las celdas de entrada de cada vivienda, empezando por el ID de captación y la fecha.
- Introduce los datos del asesor, propietario, NIF, teléfono, correo electrónico y dirección completa del inmueble.
- Registra código postal, municipio, provincia, referencia catastral, tipo de inmueble, superficie, habitaciones, baños, planta, ascensor y estado de conservación.
- Marca Sí o No en certificado energético, cédula de habitabilidad y nota simple disponible. Si alguno figura como No, el aviso documental indicará Revisar documentación.
- Informa del precio solicitado, valoración mínima, gastos previstos, tipo de captación, estado comercial, fecha de publicación, próxima acción y observaciones.
- Revisa el precio recomendado, la comisión estimada, el neto del propietario y los días en cartera, que se calculan automáticamente.
- Consulta la imagen 2, correspondiente a Resumen, para revisar indicadores, gráficos de estados, municipios y precios de la cartera.
Funciones incluidas
36 campos en Captaciones, desde ID de captación hasta aviso documental.
Listas desplegables para tipo de inmueble, estado de conservación, documentación, exclusividad y estado comercial.
Fórmula de precio recomendado: valoración mínima multiplicada por 1,03.
Comisión configurable en Resumen: 3% para captación exclusiva y 4% para no exclusiva en la configuración incluida.
Cálculo automático del neto estimado: precio solicitado menos comisión estimada y gastos previstos.
Panel Resumen con seis indicadores y recuentos por estado comercial y municipio.
Tres gráficos en Resumen: estados de cartera, captaciones por municipio y precios solicitados por inmueble.
Quién utiliza una ficha de captación para vender viviendas
Una agencia inmobiliaria se sienta con esta hoja en tres momentos: cuando recibe una recomendación, durante la visita de valoración y antes de publicar el anuncio. El objetivo no es guardar solo un teléfono, sino comprobar si el inmueble puede entrar en cartera con información suficiente para venderlo.
De la primera llamada a la valoración
Un asesor puede crear el registro CAP-2026-004 el mismo día de la visita y anotar propietario, dirección, municipio, superficie y referencia catastral. En Captaciones, las columnas M a S describen si es piso, chalet, adosado o ático, sus metros construidos, habitaciones, baños, planta, ascensor y conservación.
La imagen 1 deja visible también la parte económica. Si el propietario solicita 250.000 € y la valoración mínima introducida es 240.000 €, el precio recomendado calculado será 247.200 €: 240.000 € × 1,03. Esa cifra es orientativa, no sustituye a los comparables de ventas reales del barrio.
Seguimiento de una cartera activa
Para una agencia con 15 captaciones, el campo Próxima acción evita que una visita, una llamada o una petición documental se pierda. El campo Días en cartera calcula los días desde la captación; si se informa la fecha de publicación, mide desde ese momento.
Un pequeño propietario que intermedia ocasionalmente también puede usarla para comparar encargos. Con un inmueble de 180.000 € en exclusiva, la tarifa del Resumen del 3% produce 5.400 € de comisión; con el 4% de no exclusiva, serían 7.200 €. La diferencia es de 1.800 €, suficiente para explicar por escrito qué servicio incluye cada modalidad.
El panel para la reunión comercial
La imagen 2 muestra indicadores y gráficos de Resumen. Un director puede revisar el lunes cuántas viviendas están publicadas, cuánto suma la cartera y qué municipios concentran las oportunidades, sin recorrer las 36 columnas de Captaciones.
Documentación y costes de una vivienda en venta en España
La captación debe recoger la documentación antes de prometer una fecha de publicación. En Instrucciones se pide verificar titularidad, referencia catastral y cargas mediante la nota simple, además del certificado energético y, cuando proceda, la cédula de habitabilidad.
Qué comprobar antes del anuncio
Las columnas T, U y V permiten marcar la disponibilidad documental con Sí o No. La fórmula de AJ devuelve Revisar documentación cuando falta cualquiera de esos tres elementos; si los tres están en Sí, muestra Completa. Es un control operativo concreto, no una certificación legal.
La nota simple debe contrastar al titular y las cargas. También conviene pedir el último recibo del IBI, certificado de la comunidad al corriente, información sobre derramas y, si existe hipoteca, el saldo pendiente y la posible cancelación registral.
En una compraventa de segunda mano, el comprador suele afrontar un ITP del 6% al 10% según la comunidad autónoma. En una vivienda nueva se aplica normalmente IVA del 10% y AJD aproximado del 1% al 1,5%. Sobre 250.000 €, un ITP del 8% son 20.000 €; un IVA del 10% son 25.000 €, antes del AJD.
La información que debe llegar al propietario
La hoja Instrucciones recuerda informar de honorarios, notaría, Registro de la Propiedad, gestoría, cancelación hipotecaria y posible plusvalía municipal o IIVTNU. La plusvalía corresponde normalmente al vendedor, mientras que el reparto de otros gastos debe quedar documentado en la operación.
Mi criterio es no publicar como Preparada para publicar mientras T, U o V estén en No. Es preferible perder dos días solicitando una nota simple que invertir semanas en visitas sobre una vivienda cuya titularidad o situación registral no está clara.
Los fallos de captación que reducen el margen de la venta
El descuadre más caro aparece cuando se confunde el precio del propietario con el dinero que realmente recibirá. Si una vivienda se ofrece por 300.000 €, la comisión exclusiva del 3% son 9.000 € y, con 2.000 € de gastos previstos, el neto estimado queda en 289.000 €. Si se comunica 300.000 € como neto, la negociación empieza con una expectativa falsa.
Precios y comisiones mal introducidos
La plantilla calcula la comisión mediante el tipo de captación seleccionado y la tabla editable de Resumen. Si cambias una tarifa, el resultado afecta a todos los registros que usan Exclusiva o No exclusiva; por eso no conviene escribir porcentajes distintos dentro de las filas sin actualizar primero la tarifa común.
Otro fallo es introducir 3 en vez de 3% en una celda de porcentaje. Excel puede interpretar el dato como 300%. Sobre 220.000 €, eso convertiría una comisión razonable de 6.600 € en 660.000 €, un error evidente que puede contaminar el panel y la conversación con el propietario.
Documentación que se da por hecha
Marcar Sí sin tener el documento delante elimina la utilidad del aviso documental. Una vivienda de 78 m² puede parecer lista para anunciarse, pero una nota simple con una carga pendiente o un certificado energético caducado obliga a detener la publicación y rehacer el calendario de visitas.
También he visto referencias catastrales copiadas con un carácter incorrecto. Una referencia de 20 caracteres no debe teclearse de memoria: compárala con el recibo del IBI o Catastro. Un error así puede asociar la ficha a otra finca y hacer inútil la comprobación documental.
Estados que no se actualizan
Dejar una vivienda en Pendiente documentación cuando ya está publicada falsea el gráfico de Resumen. En una cartera de 25 inmuebles, solo cinco registros mal actualizados pueden hacer que el responsable crea que tiene un 40% pendiente cuando en realidad son 20%, alterando la prioridad de captación.
Cómo convertir la captación en una rutina comercial semanal
La ficha funciona mejor si se actualiza en una fecha fija y no cuando llega la reunión mensual. Para una agencia pequeña, reservar 20 minutos cada viernes permite revisar nuevas captaciones, documentos recibidos, próximas acciones y viviendas que llevan demasiados días sin publicación.
Un cierre breve después de cada visita
Introduce el registro antes de terminar el día: fecha, asesor, propietario, dirección, precio solicitado y observaciones. Después marca el estado comercial correcto. Si la vivienda está pendiente de certificado energético o nota simple, no la dejes como Publicada por comodidad.
- Usa los desplegables para evitar variantes como Exclusiva, exclusiva o EXC.
- Escribe las fechas con formato DD/MM/AAAA y los importes como 250.000,00 €.
- Revisa Próxima acción con una fecha concreta, por ejemplo solicitar nota simple el 14/09/2026.
- Actualiza Fecha de publicación el día real en que el inmueble sale al mercado.
La revisión del panel
Los lunes, abre Resumen y comprueba seis datos: total de captaciones, precio medio solicitado, valor total de cartera, comisión estimada total, exclusivas e inmuebles publicados. Una cartera de 10 viviendas con precio medio de 210.000 € representa 2.100.000 € de valor solicitado; la cifra ayuda a medir el esfuerzo comercial, aunque no sea una valoración cerrada.
Cuando superes de forma estable los 100 registros preparados en Captaciones, necesites varios usuarios editando a la vez o quieras automatizar portales, tareas y comunicaciones, Excel empieza a quedarse corto. Hasta entonces, esta estructura ofrece un control suficiente para una agencia de una o dos oficinas si se respeta la revisión semanal.