Seguimiento ofertas Excel - Plantilla Gratis

1. Abre la hoja Instrucciones y revisa el flujo de trabajo, los colores y los criterios previos a formalizar la operación.
2. En Ofertas, introduce un ID como OF-2026-001, la fecha de recepción, el estado y los datos de comprador e inmueble.
3. Completa el precio anunciado y la oferta inicial. La hoja calcula el porcentaje de oferta sobre el precio publicado.
4. Cuando exista una negociación, indica la fecha de contraoferta, su importe y el número de ronda. La última propuesta se actualizará automáticamente.
5. Añade financiación, importe financiado, fecha límite de respuesta, próxima acción y fecha prevista para no perder el seguimiento.
6. Actualiza el resultado a Pendiente, Aceptada, Rechazada o Retirada cuando el comprador o el propietario tomen una decisión.
7. Consulta Resumen para revisar totales, estados, resultados, agentes, buscador por ID y gráficos de evolución de propuestas.

Una agencia inmobiliaria utiliza esta hoja cuando recibe varias propuestas sobre una vivienda y necesita saber cuál está pendiente de respuesta, qué comprador ha mejorado su importe y cuándo debe volver a llamar. También resulta práctica para un agente que gestiona cinco operaciones simultáneas y no quiere depender de correos dispersos o notas del teléfono.

El momento de registrar cada propuesta

Introduce la oferta el mismo día de su recepción. Por ejemplo, en un piso anunciado por 425.000 €, el comprador puede plantear 408.000 €. La plantilla calcula una oferta inicial del 96,00% y, si después se registra una contraoferta de 416.000 €, conserva esa cifra como última propuesta.

El campo número de ronda permite distinguir una primera oferta de una segunda conversación económica. En una negociación con tres rondas, el agente puede documentar el recorrido sin alterar el precio anunciado ni perder el historial operativo disponible en la fila.

Propietario, agente y comprador

Para un pequeño propietario que vende un local por 265.000 €, la información de financiación y recursos propios ayuda a separar una propuesta atractiva de otra cuya viabilidad todavía está pendiente. No es lo mismo 236.000 € con recursos propios que una cantidad similar sujeta a aprobación hipotecaria.

El campo de próxima acción sirve para fijar una llamada, enviar documentación o pedir confirmación de arras. La fecha límite activa el seguimiento: si vence, aparece URGENTE; si faltan tres días o menos, aparece Próxima.

La hoja Resumen es especialmente útil en la reunión semanal de una agencia. Permite comprobar cuántas ofertas están en negociación, cuántas han sido aceptadas y qué agente acumula más propuestas registradas.

La plantilla organiza la negociación, pero aceptar una cifra no sustituye la revisión jurídica de la vivienda. Antes de avanzar hacia arras o escritura, comprueba la nota simple, la titularidad, las cargas, la referencia catastral, el último recibo del IBI y el certificado de la comunidad al corriente.

Qué revisar antes de comprometer al comprador

En una vivienda usada, el comprador afronta el ITP, normalmente entre el 6% y el 10% según la comunidad autónoma. Sobre una propuesta aceptada de 416.000 €, un ITP del 8% supondría 33.280 €, sin contar notaría, registro y gestoría. Por eso conviene anotar observaciones sobre cargas, financiación y plazos antes de marcar Aceptada.

En obra nueva, el comprador paga IVA del 10% y AJD, habitualmente entre el 1% y el 1,5% según la comunidad autónoma. Sobre 300.000 €, el IVA asciende a 30.000 € y un AJD del 1,5% a 4.500 €.

Arras, certificado y situación registral

La nota simple debe confirmar quién vende y si existen hipotecas, embargos o limitaciones. El certificado energético es obligatorio para vender o anunciar la vivienda, y la cédula de habitabilidad debe revisarse cuando resulte exigible en la comunidad correspondiente.

Las arras penitenciales deben redactarse con claridad: importe, plazo de escritura y consecuencias del desistimiento. Una oferta de 416.000 € con arras del 10% implica 41.600 €. La plantilla permite anotar la próxima acción y la fecha, pero no sustituye el contrato ni la comprobación documental.

Para una hipoteca de 180.000 € a 30 años y un 3% TIN, la cuota aproximada es de 759 € mensuales usando PMT —en Excel en español, PAGO—. Registrar la financiación como Hipoteca preconcedida o Hipoteca pendiente evita tratar ambas situaciones como si tuvieran el mismo grado de seguridad.

El fallo más caro suele ser confundir la oferta inicial con la última propuesta. Si una vivienda anunciada por 425.000 € recibe 408.000 € y después una contraoferta de 416.000 €, la diferencia entre ambas cifras es de 8.000 €. Si el agente sigue trabajando con la primera cantidad, puede trasladar al propietario una imagen equivocada de la negociación.

Fechas que se quedan sin actualizar

Otro problema habitual aparece cuando se envía una contraoferta y no se fija fecha límite de respuesta. La plantilla muestra Sin fecha si el estado sigue pendiente y no existe una fecha introducida; si la fecha ya ha pasado, marca URGENTE. En una operación de 400.000 €, perder cuatro días puede permitir que otro comprador presente una propuesta firme.

También se descuadra el expediente cuando el resultado se actualiza en Y, pero el estado C continúa como En negociación. El Resumen contará cada campo por separado, de modo que una aceptación puede quedar reflejada como resultado cerrado y, a la vez, como operación todavía abierta.

Errores económicos y documentales

Introducir 350.000 € como 35.000 € altera el porcentaje, el descuento y la valoración automática del margen. En una vivienda de 385.000 €, una oferta de 350.000 € representa el 90,91%; una cifra mal escrita puede llevar a una decisión comercial completamente distinta.

La financiación tampoco debe darse por aprobada solo porque el comprador diga que solicitará hipoteca. Una propuesta de 370.000 € con Hipoteca pendiente necesita más cautela que otra de 360.000 € con recursos propios, especialmente si el propietario tiene un plazo de venta comprometido.

Por último, aceptar una oferta sin revisar cargas, certificado energético o situación de la comunidad puede retrasar las arras durante semanas. En una comunidad con una derrama extraordinaria de 6.000 €, ocultar o desconocer esa información puede provocar una renegociación inmediata y deteriorar la confianza entre las partes.

La hoja funciona mejor si la actualizas en momentos fijos, no solo cuando el propietario pregunta. Establece una revisión diaria de diez minutos para ofertas nuevas y una reunión semanal para las operaciones en negociación. Con 20 propuestas abiertas, revisar cuatro campos por operación permite detectar rápidamente fechas vencidas y próximas acciones.

Un cierre sencillo después de cada contacto

• Actualiza el estado inmediatamente después de una llamada o correo.
• Escribe la última propuesta y aumenta el número de ronda cuando cambie el importe.
• Fija una fecha límite o una próxima acción; no dejes la operación sin siguiente paso.
• Registra el motivo de rechazo o retirada mientras la conversación aún está reciente.

Usa la validación de datos existente para no crear variantes como Aceptada, aceptada o Cerrada. Los estados disponibles están definidos en listas y el Resumen depende de que los textos coincidan exactamente.

Cuándo dejar de trabajar solo con Excel

Para una cartera de hasta 100 filas operativas, esta plantilla ofrece una trazabilidad suficiente para un agente o una agencia pequeña. Si gestionas 300 compradores, varios usuarios editan a la vez o necesitas registrar cada llamada, correo, documento y firma, el Excel deja de ser la herramienta más segura.

En ese punto conviene pasar a un software de gestión inmobiliaria con permisos, historial de actividad, automatización de avisos y relación entre comprador, inmueble y expediente. Hasta entonces, el hábito más eficaz es actualizar Ofertas al cerrar cada contacto y revisar Resumen antes de la reunión con el propietario.