Calendario de Vencimientos Excel – Plantilla Gratis (2026)
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Alquiler
Impagos Inquilinos Excel - Plantilla Gratis
Controla impagos, meses adeudados, fianzas y reclamaciones de inquilinos con una hoja Excel clara para propietarios y administradores.
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Esta plantilla sirve para registrar cada expediente de impago de un inquilino, calcular lo adeudado y seguir el estado de la reclamación en una sola hoja. Incluye las hojas Impagos, Resumen e Instrucciones, con campos para renta, fianza, gastos reclamados, días de retraso y probabilidad de cobro.
La idea es que no mezcles llamadas, mensajes y cifras sueltas. Aquí ves de un golpe quién debe, cuánto debe y desde cuándo, con un control práctico para un piso alquilado por 850 € al mes, una cartera pequeña de varios pisos o una SL patrimonial con incidencias repetidas.
Principales ventajas de esta plantilla Excel
- Ves en una sola tabla el importe adeudado, los meses impagados y el total reclamado por expediente.
- Te ayuda a priorizar cobros con la columna de probabilidad de cobro y la alerta visual del estado.
- Permite distinguir entre renta, fianza depositada y gastos reclamados sin mezclar conceptos.
- Sirve para seguir varios inmuebles a la vez, desde un único piso hasta una cartera de 10 o 20 contratos.
- Reduce errores al registrar fechas clave como el primer impago, el inicio del contrato y los días de retraso.
- Facilita preparar reclamaciones internas o para la agencia con datos ordenados y listos para revisar.
- Te deja calcular rápido un caso real: 3 meses impagados de 850 € ya son 2.550 € antes de añadir gastos.
Guía paso a paso
- Abre la hoja Impagos y crea un expediente por inquilino. Rellena el ID, el inmueble, el contrato y la fecha del primer impago.
- Introduce la renta mensual, los meses impagados, la fianza depositada y los gastos reclamados. Así obtienes una foto económica clara desde el primer momento.
- Actualiza el estado del expediente según avances: aviso, negociación, acuerdo de pago o reclamación formal. La columna de alerta te ayuda a no perder casos vivos.
- Consulta la hoja Resumen para ver el total de importes pendientes y el reparto por estado. Es la forma rápida de revisar tu cartera sin abrir fila por fila.
- Usa la hoja Instrucciones si quieres repetir el mismo criterio en todos los expedientes y no ensuciar la tabla con textos distintos.
- Revisa el archivo cada semana o en cada cobro fallido. Si tienes más de 15 expedientes activos, duplica el control por meses y filtra por ciudad o propietario.
Funciones incluidas
Tabla principal con 21 columnas para seguir cada expediente de impago con orden.
Campos específicos para NIF del inquilino, referencia catastral y tipo de contrato.
Cálculo del total reclamado sumando renta, fianza y gastos reclamados.
Control del retraso en días para priorizar actuaciones y ver casos envejecidos.
Columna de estado del expediente para clasificar incidencias de forma homogénea.
Indicador de alerta visual para localizar de un vistazo los casos más urgentes.
Hoja de resumen pensada para revisar importes, no solo para archivar datos.
Quién usa esta hoja para controlar impagos de alquiler
Esta plantilla la usa sobre todo el casero que tiene uno o dos pisos alquilados y necesita dejar de llevar los impagos en notas sueltas, WhatsApp o una libreta. También le encaja a una SL patrimonial, a un pequeño administrador de fincas y a una agencia que quiere ver en qué punto está cada expediente.
La utilidad aparece justo cuando falla un cobro. Si tienes una renta de 850 € al mes y el inquilino deja sin pagar 3 mensualidades, ya estás en 2.550 € antes de sumar suministros, comunidad o una posible reclamación judicial.
Qué pasa en cada momento del seguimiento
En el primer impago registras la fecha y empiezas a contar los días de retraso. Si el problema se alarga, esta hoja te permite ver si vas por 1 mes, 2 meses o 6 meses, que no es lo mismo a efectos de negociación ni de provisión de pérdida.
En una cartera pequeña, un retraso medio de 18 días en 8 expedientes ya te desordena el flujo de caja. Aquí no trabajas con intuiciones: ves importe, fianza, estado y probabilidad de cobro en la misma fila.
Cómo se usa en una oficina real
Un administrador puede introducir 12 incidencias de varios propietarios en una tarde y luego filtrar por ciudad o por estado. Una agencia, en cambio, suele usarlo para pasar de pendiente a reclamado con fechas y observaciones claras, sin depender de correos dispersos.
Qué dice la LAU sobre la renta impagada y la fianza
La LAU obliga a fijar en el contrato la renta y la fianza de vivienda, que es de 1 mensualidad. Si el alquiler es de 850 €, la fianza mínima legal es 850 €, y esa cifra te interesa porque no siempre cubre ni un mes de impago completo.
La fianza depositada en el organismo autonómico no se convierte en una barra libre para compensar cualquier deuda sin orden ni criterio. En la práctica, esta plantilla te ayuda a separar lo que es renta vencida de lo que son gastos reclamables, que no es lo mismo ni contablemente ni para una negociación seria.
Lo que conviene tener anotado desde el principio
En un contrato de vivienda, la duración mínima ordinaria es de 5 años si el arrendador es persona física y de 7 si es una persona jurídica. Si el impago aparece en una prórroga, conviene dejarlo bien reflejado en la hoja porque cambia la urgencia del cobro y el margen de maniobra.
También es útil guardar la referencia catastral y el NIF del inquilino. Cuando el expediente acaba en reclamación formal, tener esos datos ya ordenados evita perder una mañana buscando un contrato viejo o una copia de la nota simple.
Por qué no mezclarlo con otros gastos
La cuota de comunidad, el IBI o los suministros pueden estar repercutidos si el contrato lo dice, pero no deberían confundirse con la renta mensual. Yo prefiero separarlo todo desde el inicio: un impago de 3 meses de 850 € son 2.550 €, y si además hay 180 € de gastos reclamados, lo correcto es verlos aparte para no duplicar ni olvidar importes.
Los fallos que más dinero te hacen perder en un impago
El error más caro es dejar pasar un gasto deducible o reclamable sin anotarlo a tiempo. Si un expediente acaba con 4 meses impagados de 850 €, ya vas por 3.400 €; si además olvidaste 200 € de suministros o 150 € de costes de gestión, el descuadre crece sin que lo notes.
Otro fallo muy habitual es no actualizar el estado del expediente. Un caso que seguía como pendiente cuando ya estaba precontencioso puede hacerte perder 20 o 30 días de reacción, y en un alquiler tenso ese retraso vale más que una hoja mal hecha.
Cuando la fianza no cubre ni el agujero
Si la fianza era de 850 € y el impago acumulado llega a 2.550 €, te quedan 1.700 € todavía sin cubrir, sin contar daños ni gastos reclamados. Por eso esta plantilla te obliga a ver la fianza como una pieza más del expediente, no como una solución completa.
También conviene vigilar los días de retraso. Un expediente con 95 días de retraso no se trata igual que uno de 12, y si no lo marcas bien acabas mezclando negociación amistosa con una reclamación que ya requiere otra documentación.
Lo que suelo ver en propietarios pequeños
El caso típico es el del piso único: el propietario sabe que faltan 850 € este mes, pero no sabe si ya son 2, 3 o 4 meses y termina haciendo cuentas de memoria. Con esta hoja, la consecuencia se ve en euros: 2 meses son 1.700 €, 5 meses son 4.250 €, y eso cambia por completo la presión financiera.
Mi postura es clara: mejor registrar de más que de menos. Un minuto extra por expediente ahorra discusiones, porque luego nadie se acuerda de si aquel ingreso parcial fue de 300 € o de 350 € cuando toca cerrar el caso.
Cómo convertir el control de impagos en rutina mensual
La forma más práctica de usar esta plantilla es enlazarla con una fecha fija: el día 5 o el día 10 de cada mes, justo después de revisar los cobros. Si lo haces siempre el mismo día, en 10 minutos puedes ver qué expedientes han empeorado y cuáles siguen igual.
Mi recomendación es duplicar la hoja del mes anterior en lugar de empezar desde cero. Así conservas el histórico y solo corriges los campos que cambian: importe, días de retraso, estado y observaciones.
Trucos que evitan que la tabla se ensucie
- Usa validación de datos en Estado del expediente para no escribir cada vez una versión distinta del mismo estado.
- Aplica formato condicional a los impagos de más de 30 días para que salten a la vista.
- Filtra por propietario o por ciudad si gestionas más de 5 inmuebles y quieres cerrar casos por bloques.
- Revisa la hoja Resumen antes de enviar recordatorios; te ahorra abrir expediente por expediente.
Cuando tengas 15 o 20 incidencias activas, Excel ya empieza a quedarse justo si además quieres adjuntar documentos, correos y automatizaciones. En ese punto, seguir con una hoja está bien para el control económico, pero para el expediente completo suele compensar pasar a un software de gestión inmobiliaria.