Contrato Alquiler Excel – Plantilla Gratis (2026)
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Alquiler
Recibo mensual alquiler Excel - Plantilla Gratis
Plantilla para emitir recibos mensuales de alquiler con renta, retención IRPF, gastos repercutidos y estado de cobro.
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Esta plantilla sirve para emitir y controlar el recibo mensual del alquiler de un piso o local, con la renta, la retención de IRPF, los gastos repercutidos y el estado de cobro en una sola hoja. Incluye una base de datos de recibos, un resumen y una hoja de instrucciones.
La hoja Recibos recoge cada mensualidad con fecha de emisión, vencimiento, arrendador, inquilino, dirección, referencia catastral, forma de pago y observaciones. La hoja Resumen te ayuda a ver importes totales, retenidos y pendientes sin repasar fila por fila.
La hoja Instrucciones explica cómo rellenar los datos y mantener el control mensual sin mezclar cobros, devoluciones ni recibos pendientes. Si gestionas uno o varios alquileres, te evita errores tontos en importes, fechas y cobros.
Principales ventajas de esta plantilla Excel
- Controlas cada mensualidad con fecha de emisión, vencimiento y cobro en una sola fila.
- Separas renta base, gastos repercutidos y retención para saber qué paga realmente el inquilino.
- Ves el Total a Pagar y el Importe Retenido sin cálculos manuales.
- Te deja registrar IBAN, forma de pago y estado para cuadrar transferencias y recibos domiciliados.
- Sirve para alquileres con o sin retención IRPF, útil si alquilas a particular o a empresa.
- Incluye referencia catastral y dirección completa para identificar cada inmueble sin ambigüedades.
- Te ayuda a seguir la trazabilidad del cobro y a localizar impagos antes de que se acumulen varios meses.
Guía paso a paso
- Abre la hoja Recibos y crea una fila por cada mes de alquiler.
- Rellena inquilino, arrendador, dirección, NIF/NIE y referencia catastral antes de tocar importes.
- Introduce la renta base mensual y, si procede, añade IBI repercutido, comunidad y otros gastos.
- Comprueba la retención de IRPF y el total a pagar antes de emitir el recibo.
- Anota la fecha de cobro, la forma de pago y el estado cuando entre el dinero.
- Revisa la hoja Resumen al final de cada mes para ver totales y pendientes.
- Usa la hoja Instrucciones si quieres mantener siempre el mismo criterio de registro.
Funciones incluidas
Campos para ID Recibo, mes, emisión, vencimiento y fecha de cobro.
Desglose de importes con Renta Base Mensual, IBI, comunidad, otros gastos y total bruto.
Cálculo del Importe Retenido y del Total a Pagar para alquiler con retención.
Registro de arrendador / sociedad, inquilino, NIF/NIE, IBAN y forma de pago.
Estado del recibo para marcar emitido, cobrado, pendiente o incidencias.
Zona de observaciones para anotar devoluciones, retrasos, cambios de cuenta o regularizaciones.
Hoja resumen para consolidar meses, importes y cobros sin revisar todo el histórico.
Cuándo necesitas un recibo mensual de alquiler en España
Un recibo mensual de alquiler te hace falta cuando quieres dejar por escrito cada mensualidad: cuánto era la renta, qué gastos se repercutieron y si el pago quedó cobrado o pendiente. Lo usa tanto un casero con un solo piso como una pequeña agencia que gestiona varias viviendas y necesita ordenar cobros sin discutir cada mes.
La plantilla de Excel encaja muy bien en tres momentos: al firmar el contrato, en la renovación anual y cuando empiezas a notar retrasos de pago. Si tienes un piso alquilado por 850 € al mes, en 12 meses son 10.200 €; si cada recibo queda bien registrado, te ahorras repasos y discusiones por importes incompletos o fechas mal puestas.
Quién la usa y en qué momento
Un propietario particular la usa para controlar un único alquiler. Un administrador de fincas la usa cuando necesita separar varios inmuebles y varios inquilinos con el mismo criterio, y una pareja que ha heredado un piso la agradece cuando hay que repartir ingresos y dejar trazabilidad.
La hoja Recibos funciona como un historial mensual: mes, fecha de emisión, vencimiento, cobro y observaciones. Así no dependes de notas sueltas en el móvil ni de mensajes de WhatsApp para saber si un recibo quedó pagado o no.
Qué te permite ver de un vistazo
La gracia no está en imprimir un papel bonito, sino en saber si ese recibo de 850 € lleva, por ejemplo, 35 € de comunidad repercutida y 100 € de retención. Si sumas todo en la hoja, ves enseguida qué parte corresponde a la renta pura y qué parte son importes accesorios.
Para quien lleva varios alquileres, esta forma de trabajar evita errores simples que luego cuestan tiempo: un cobro duplicado, una mensualidad sin fecha o un mes anotado con la vivienda equivocada.
Qué dice la LAU sobre la renta, la fianza y los gastos
La LAU regula el alquiler de vivienda habitual con una duración mínima de 5 años si el arrendador es persona física y de 7 años si es persona jurídica, además de las prórrogas legales. Por eso conviene que cada recibo mensual quede vinculado al contrato correcto y a su fecha de vencimiento, no solo al mes a secas.
La fianza legal es de 1 mensualidad en vivienda y de 2 mensualidades en uso distinto de vivienda, y debe depositarse en el organismo autonómico correspondiente. Si el alquiler incluye gastos repercutibles, como IBI o comunidad, lo sensato es reflejarlos en el recibo con un criterio fijo y por escrito, porque la cantidad mensual deja de ser solo la renta.
La diferencia entre renta y gasto repercutido
Un recibo de 850 € no siempre son 850 € de renta. Si añades 30 € de IBI y 20 € de comunidad, el Total Bruto sube a 900 €; si además aplica retención, el importe que entra realmente cambia otra vez.
En la práctica, esta plantilla te ayuda a no mezclar conceptos: una cosa es la renta contractual, otra los gastos recuperables y otra la retención fiscal. Esa separación es la que luego te permite cuadrar mejor el IRPF del alquiler y revisar los cobros sin inventarte números.
Por qué conviene dejarlo escrito desde el principio
Mi postura es clara: si un gasto lo va a pagar el inquilino, debe aparecer en el contrato y luego en el recibo con la misma lógica todos los meses. Si no, acabarás con discusiones de 30 € o 50 € que te consumen más tiempo que el dinero que estás peleando.
Además, cuando la renta cambia por actualización o por revisión pactada, el histórico de recibos en Excel te deja ver el salto exacto entre un mes y otro. Eso vale más que una carpeta llena de recibos en PDF sin orden.
Los fallos del recibo que luego te cuestan dinero
El error más caro suele ser olvidar una mensualidad o calcular mal la retención. Si en un alquiler de 850 € al mes dejas sin registrar 3 meses, son 2.550 € que luego no sabes si cobraste, reclamaste o diste por perdidos; y eso, en una comunidad de 24 vecinos o en una cartera de varios pisos, se multiplica rápido.
Otro fallo típico es poner la renta sin separar importes. Si el recibo mezcla 850 € de renta con 40 € de comunidad y luego la contabilidad del casero solo recoge la renta, el descuadre anual parece pequeño, pero en 12 meses ya son 480 € mal clasificados.
Cuando el recibo no cuadra con el cobro real
He visto muchos recibos con fecha de emisión correcta pero sin fecha de cobro, o con un estado genérico que no dice nada. Eso obliga a revisar bancos, mensajes y apuntes manuales, y al final el problema no es fiscal: es de control básico.
Si además hay retención de IRPF, un error en el importe retenido puede darte una cifra equivocada al preparar el modelo 100. En un alquiler con 10.200 € anuales de renta, una retención mal apuntada de 20 € al mes ya te mueve 240 € en el total del año.
Lo que yo no haría
No usaría un sistema con recibos aislados y nombres escritos a mano cada mes si ya gestionas más de una vivienda. En cuanto tienes dos pisos o dos inquilinos distintos, el Excel con columnas fijas te da más control y menos ruido que una colección de documentos sueltos.
Y tampoco dejaría el campo de observaciones vacío cuando hay incidencias: un pago parcial, una devolución bancaria o un cambio de cuenta deben quedar anotados. Un recibo sin contexto suele acabar en una conversación larga para aclarar algo que se habría resuelto en 10 segundos.
Cómo convertir el Excel en una rutina mensual de cobro
La forma más sencilla de que esta plantilla no se quede abandonada es usarla siempre el mismo día del mes, justo al emitir el recibo o cuando entra el cobro. Si lo enlazas con tu rutina de banco o con el cierre mensual, no dependes de acordarte más tarde.
Mi consejo práctico es duplicar el mes anterior, cambiar solo lo necesario y revisar importes antes de guardar. Si el alquiler es de 850 € y los gastos recurrentes no cambian, te llevas la mayor parte del trabajo hecha en menos de 2 minutos.
Atajos que de verdad ahorran tiempo
- Duplica la fila del mes anterior y cambia solo mes, fechas y estado.
- Usa validación de datos para que el estado sea siempre el mismo: emitido, cobrado o pendiente.
- Aplica formato condicional para marcar en rojo los recibos sin cobro pasado el vencimiento.
- Conserva una misma lógica de importes para renta, IBI y comunidad en todas las filas.
Cuándo te quedas pequeño con Excel
Si ya gestionas muchos inmuebles, varios arrendadores o recibos con retenciones, Excel sigue sirviendo, pero empieza a pedir disciplina. Cuando tengas decenas de contratos, múltiples vencimientos y comunicación constante con inquilinos, quizá te compense pasar a un software de gestión inmobiliaria.
Mientras tanto, para 1, 2 o incluso 5 alquileres, esta plantilla sigue siendo la opción más rápida y barata. Te da orden sin obligarte a cambiar de sistema antes de tiempo.