Calendario de Vencimientos Excel – Plantilla Gratis (2026)
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Alquiler
Inventario mobiliario piso alquilado Excel - Plantilla Gratis
Plantilla para inventario de muebles de un piso alquilado con resumen, histórico e instrucciones para arrendador y agencia.
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Esta plantilla sirve para hacer el inventario del mobiliario de un piso alquilado con control de estado, valor de reposición, depreciación e historial de revisiones. Incluye cuatro hojas: Inventario, Resumen, Histórico e Instrucciones.
Te ayuda a dejar por escrito qué hay en la vivienda al entrar el inquilino, en qué estado está cada pieza y cuánto costaría reponerla. Es la forma más práctica de evitar discusiones sobre una silla rota, un sofá manchado o un electrodoméstico que ya estaba tocado antes de la entrega de llaves.
La hoja principal está pensada para trabajar con datos reales de un alquiler: vivienda o referencia, dirección, arrendador o SL, arrendatario, categoría, elemento, marca, número de serie, fechas y valores en euros. Así puedes usarla tanto si gestionas un solo piso como si llevas una pequeña cartera de inmuebles.
Principales ventajas de esta plantilla Excel
- Dejas constancia del estado inicial y del estado actual de cada mueble o electrodoméstico, algo clave cuando discutes una fianza de 850 € o 1.200 €.
- Calculas el valor reposición y el valor depreciado con importes en euros para tener una cifra razonable si hay roturas o faltantes.
- Registras fechas de alta y de última revisión para saber cuándo revisaste por última vez el piso, por ejemplo en la firma y en la renovación anual.
- Separar por vivienda, categoría y elemento te permite trabajar con varios pisos sin mezclar un sofá con una lavadora o una mesa de comedor.
- El histórico guarda cambios de estado y revisiones, útil si haces inventarios al entrar y salir de cada inquilino.
- El resumen te da una visión rápida del valor total del mobiliario y del número de elementos por estado.
- Es una herramienta sencilla para caseros, administradores de fincas y agencias que necesitan un documento claro en el momento de entrega de llaves.
Guía paso a paso
- Abre la hoja Inventario y crea una línea por cada mueble, electrodoméstico o accesorio del piso. Usa un ID propio para localizar cada pieza sin confusión.
- Rellena la vivienda, la dirección, el arrendador o SL y el arrendatario. Así el documento queda vinculado al contrato correcto desde el primer día.
- Anota el estado inicial, el estado actual, la fecha de alta y la fecha de revisión. Si hay desgaste normal, déjalo reflejado antes de entregar las llaves.
- Introduce el valor de reposición y deja que la hoja calcule el valor depreciado para saber cuánto cuesta realmente cada elemento con el paso del tiempo.
- Consulta Resumen para ver cuántos elementos tienes en cada estado y cuánto valor total está inventariado en la vivienda.
- Registra cada cambio en Histórico cuando haya una revisión, una sustitución o una incidencia. Así no dependes de la memoria ni de notas sueltas.
- Usa Instrucciones como guía rápida antes de cada entrada o salida de inquilino y duplica el inventario para la siguiente vivienda si gestionas varios pisos.
Funciones incluidas
Hoja Inventario con columnas para ID, vivienda, dirección, arrendador o SL, arrendatario, categoría y elemento.
Campos para marca / modelo, número de serie, estado al inicio, estado actual y fechas de alta y revisión.
Cálculo de valor reposición y valor depreciado en euros para cuantificar daños o faltas.
Bloque de ubicación y observaciones para dejar constancia de la habitación, armario, salón o zona exacta donde está cada pieza.
Hoja Resumen con totales por estado y distribución del mobiliario para revisar el inventario en un vistazo.
Hoja Histórico para registrar cambios, incidencias y revisiones con fecha y descripción.
Hoja Instrucciones con el flujo de uso para completar el inventario sin perder pasos en una entrega de llaves.
Cómo usar un inventario de mobiliario en un piso alquilado
Esta plantilla la usa sobre todo el casero con una vivienda en alquiler, el pequeño propietario con 2 o 3 pisos y la agencia que entrega llaves y quiere dejar todo firmado. También encaja muy bien en una comunidad de gestores que administra pisos amueblados y necesita un criterio único para todos los inmuebles.
La situación típica es la firma del contrato o la entrega de llaves. Si un piso tiene un sofá, una mesa, cuatro sillas, una cama y un frigorífico, el inventario deja por escrito qué existe y en qué estado estaba antes de que entre el inquilino.
Quién lo usa y cuándo
Un casero que alquila un piso por 850 € al mes no necesita un sistema complicado: necesita una hoja que pueda rellenar en 20 minutos y guardar como prueba. Un administrador de fincas la puede reutilizar en cada entrada o salida, y una agencia la puede adjuntar a la reserva o al anexo del contrato.
Qué te permite controlar
Si inventarias 18 elementos entre muebles y electrodomésticos, ya no discutes por sensaciones sino por datos. Cuando algo se rompe, comparas el estado inicial con el actual y decides si es desgaste normal o un daño que debe repercutirse.
Cuándo cobra sentido de verdad
El momento más útil es el primer día del alquiler, pero también sirve en una revisión anual, antes de renovar, o cuando cambia el inquilino. En una vivienda equipada, una sola discusión por una lavadora de 400 € o un sofá de 600 € ya compensa sobradamente llevarlo bien.
Qué criterios legales y económicos conviene dejar por escrito
La LAU no convierte el inventario en una obligación autónoma, pero sí deja muy claro que la fianza de una vivienda es de 1 mensualidad y que los desperfectos imputables al arrendatario se pueden discutir mejor cuando hay prueba documental. Si el alquiler es de 850 €, la fianza legal es de 850 €; con un inventario detallado, tu posición probatoria es mucho más sólida.
En el alquiler de vivienda habitual, la Agencia Tributaria te mira las rentas en el IRPF, pero el inventario te ayuda en otra cosa: separar lo que es desgaste ordinario de lo que es reposición. Eso es importante cuando un bien se sustituye por 300 € o 500 € y quieres justificar por qué no era un simple mantenimiento menor.
Valor de reposición y depreciación
La hoja trabaja con valor reposición y valor depreciado. Si un lote de muebles costó 3.000 € y llevas varios años de uso, no tiene sentido reclamar como nuevo algo que ya ha perdido valor; por eso la depreciación te da una cifra más razonable para negociar.
Qué conviene pactar antes de entregar la vivienda
Mi recomendación técnica es que el inventario vaya unido al contrato y al anexo de entrega de llaves, no como una nota informal por WhatsApp. Una foto con fecha, una firma y una lista ordenada valen mucho más que una discusión posterior por 200 € de menaje o 1.200 € de mobiliario.
Por qué interesa a propietario y a arrendatario
Si todo está descrito desde el principio, el inquilino también se protege frente a reclamaciones injustas. En una vivienda con 12 a 20 elementos relevantes, dejar constancia por escrito evita que una misma incidencia se convierta en una pelea por toda la fianza.
Los fallos del inventario que luego te cuestan dinero
El error más caro es no poner el estado inicial. Si no escribes que el microondas ya tenía un golpe o que una silla estaba coja, luego acabas discutiendo una reparación de 60 € o una sustitución de 180 € sin prueba clara.
Otro fallo habitual es no fechar la revisión. Un inventario sin fecha de última comprobación pierde fuerza, sobre todo si han pasado 12 meses y ya no recuerdas si el mueble estaba igual en la entrada o si el deterioro vino después.
Describir poco y dejar huecos
Poner solo mesa, silla o sofá no sirve de mucho. Es mejor escribir mesa de comedor de madera, 6 sillas, sofá de 3 plazas gris y frigorífico combi Bosch, porque cuanto más concreto seas, menos margen de discusión hay cuando llega el final del contrato.
No ligar el inventario al contrato
Si el documento queda suelto, se pierde. Mi postura es clara: el inventario debe ir anexado al alquiler y firmado con el resto de papeles, porque una firma adicional cuesta menos de 2 minutos y puede ahorrarte una retención de fianza de varios cientos de euros.
Olvidar el histórico
Sin histórico, solo ves una foto fija. Con histórico ves si la lavadora ya hizo una avería en marzo, si la mesa se reparó en junio o si el sofá cambió de estado tras una mudanza; eso evita repetir discusiones y te ahorra tiempo cuando tienes varios pisos.
Cómo convertir el inventario en rutina en cada entrada y salida
La forma más simple de usar esta plantilla es convertirla en un paso fijo del proceso de entrega de llaves. Si siempre la abres en la firma, en la salida y en cada revisión anual, deja de ser un Excel suelto y pasa a ser parte de tu operativa.
Un hábito que no falla
Duplica la hoja del piso anterior y cambia solo los datos de vivienda y fecha. En un inmueble con 25 elementos, esto te ahorra bastante tiempo y evita que empieces desde cero cada vez que entra un nuevo inquilino.
Haz que la entrada de datos no se ensucie
Usa validación para estados repetidos como correcto, usado, dañado o sustituido, y aplica formato condicional si quieres resaltar piezas con incidencia. Así mantienes el inventario limpio incluso cuando lo rellena más de una persona en una agencia o en una administración de fincas.
- Revisa el inventario siempre en la misma visita de entrada o salida.
- Haz una foto por estancia si hay mobiliario relevante o piezas de valor.
- Guarda el archivo con el número de piso o la referencia del contrato para localizarlo rápido.
Cuando ya gestionas 10, 20 o más viviendas amuebladas, el Excel se te queda corto si necesitas permisos, trazabilidad de cambios o carga masiva de fotos. Ahí empieza a tener sentido pasar a un software de gestión inmobiliaria, pero para uno o pocos pisos esta plantilla sigue siendo la opción más rápida y barata.