Gastos Notaría y Registro Excel – Plantilla Gratis (2026)
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Compraventa
Checklist de Documentos para Comprar Vivienda Excel - Plantilla Gratis
Controla nota simple, DNI, Catastro, certificado energético y estado de cada documento antes de comprar una vivienda.
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Esta plantilla Excel te sirve para controlar todos los documentos de una compra de vivienda: qué falta, quién lo pide, cuándo llega y cuándo caduca. Incluye una hoja de checklist, un catálogo de documentos, un resumen visual y una hoja de instrucciones.
Está pensada para una compraventa de segunda mano, una vivienda habitual o una operación con gestoría y agencia de por medio. Así evitas llegar a la firma con una nota simple sin revisar, el NIF mal copiado o un certificado que ya ha perdido validez.
La estructura está montada para que puedas trabajar con un expediente real desde el primer día. Verás la operación, la dirección, la referencia catastral, el estado de cada documento y el avance global en una sola pantalla.
Principales ventajas de esta plantilla Excel
- Centraliza en una sola hoja la lista de documentos de la compra, con operación, comprador, inmueble y estado.
- Te permite ver al momento qué papeles están recibidos, cuáles están pendientes y cuáles caducan antes de la firma.
- Incluye campos clave como referencia catastral, fecha de solicitud, fecha de recepción y responsable de cada trámite.
- Facilita el control de una compraventa con varias personas implicadas: comprador, gestoría, agencia y notaría.
- Reduce olvidos típicos que luego retrasan una reserva o una escritura, como una nota simple sin revisar o un certificado energético fuera de fecha.
- El panel resumen te da una foto rápida del avance sin tener que revisar fila por fila.
- Te sirve tanto para una sola operación como para una cartera pequeña de expedientes, por ejemplo 3 compras abiertas a la vez.
Guía paso a paso
- Abre la hoja Checklist_documentos e identifica la operación con su ID, comprador e inmueble. Así separas cada expediente desde el inicio.
- Rellena la columna de documento y marca si es obligatorio. Deja claro desde el principio qué es imprescindible para firmar y qué es solo de apoyo.
- Anota la fecha de solicitud, la fecha de recepción y la fecha de caducidad si aplica. Esto te evita revisar cada correo o WhatsApp para saber en qué punto va el trámite.
- Actualiza el estado cuando un documento pase de pendiente a recibido, revisado o caducado. El seguimiento diario se vuelve mucho más sencillo.
- Consulta Resumen_dashboard para ver el avance total y detectar cuellos de botella. Si hay 12 documentos y solo 8 recibidos, ya sabes dónde actuar.
- Usa Catálogo_documentos como base de consulta para repetir siempre los mismos requisitos en compraventas parecidas.
- Revisa Instrucciones si vas a pasar la plantilla a otra persona o si quieres estandarizar el proceso en una agencia o gestoría.
Funciones incluidas
Hoja principal con columnas para operación, comprador, inmueble, documento, estado y prioridad.
Control de días pendiente y % de avance para medir el ritmo de cada expediente.
Campo de urgencia para señalar lo que bloquea la firma o necesita salida inmediata.
Catálogo de documentos reutilizable para no empezar de cero en cada compraventa.
Resumen tipo dashboard con indicadores visuales para revisar varias operaciones en segundos.
Diseño pensado para seguir el recorrido documental entre solicitud, recepción y caducidad.
Hoja de instrucciones para que cualquier usuario entienda cómo usar la plantilla sin romper la estructura.
Quién usa esta checklist en una compra de vivienda
Esta plantilla la usa sobre todo quien coordina una compraventa: un comprador que quiere llevar el control, una agencia inmobiliaria que gestiona varios expedientes y una gestoría que necesita ordenar papeles antes de la firma. En una operación con piso de 250.000 €, perder una semana por un documento mal pedido te retrasa la escritura y te descoloca la reserva.
La hoja Checklist_documentos encaja bien cuando ya has visto la vivienda, has pedido la nota simple y estás reuniendo el resto: DNI, certificado energético, recibo del IBI, referencia catastral y documentación bancaria si hay hipoteca. Con una compra de 180.000 € financiada a 30 años, cada retraso en la documentación puede mover la firma varios días y complicar la coordinación con la notaría.
Cuando más falta hace
La necesidad aparece justo después de la oferta o de las arras, cuando el expediente empieza a llenarse de correos, PDFs y mensajes sueltos. Si tienes una vivienda de segunda mano en Madrid o en cualquier otra plaza con mucha rotación, este control evita que se te escape un certificado caducado o una titularidad mal revisada.
Qué ves en la hoja principal
La tabla recoge ID de operación, fecha de apertura, comprador, inmueble, dirección, municipio, referencia catastral, tipo de operación, documento, estado y prioridad. Eso te permite ordenar una compra de principio a fin sin mezclar la documentación de dos viviendas distintas.
Qué documentación conviene exigir antes de firmar
En una compra de vivienda, hay papeles que no deberías dejar para el final. La nota simple te sirve para comprobar titularidad, cargas y embargos; el certificado energético es obligatorio para vender o alquilar; y la referencia catastral te ayuda a cuadrar el inmueble con el Catastro y con la escritura.
Si compras una segunda mano por 220.000 €, el control documental te ahorra sorpresas como una discrepancia entre registral y catastro o un recibo de comunidad pendiente. Un error de ese tipo puede costarte varios días de llamadas y, en el peor caso, una renegociación de arras o de fecha de firma.
Documentos que suelen bloquear la operación
Los que más bloquean son la nota simple actualizada, el certificado de estar al corriente con la comunidad, el último IBI y la documentación personal del comprador. En una agencia con 5 expedientes abiertos, basta con que uno de ellos se quede en estado pendiente para romper la agenda de la semana.
Cómo te ayuda el catálogo
La hoja Catálogo_documentos evita repetir criterios entre operaciones. Si siempre trabajas con las mismas 12 piezas documentales, tenerlas listadas en un catálogo te ahorra tiempo y reduce fallos de transcripción.
Los fallos de documentación que te retrasan la firma
El fallo más caro no suele ser un gran error, sino un detalle pequeño. Un DNI mal anotado, una referencia catastral incompleta o un documento recibido pero no revisado a tiempo te puede dejar una operación de 200.000 € parada en notaría 48 horas antes de firmar.
Otro clásico es olvidar la fecha de caducidad. Si la nota simple o el certificado que usas ya no está vigente, vuelves a pedirlo y pierdes una semana; y si además había una reserva de 6.000 €, el comprador empieza a exigir explicaciones.
Qué cuesta un expediente desordenado
Una compra con hipoteca no solo mueve el precio de la vivienda. También implica coordinación con banco, tasación, notaría y agencia, y cualquier documento pendiente multiplica llamadas y correos. En una operación de 180.000 €, un retraso de 10 días puede significar perder una buena fecha de firma o tener que rehacer parte del calendario comercial.
Cómo evita el desorden esta plantilla
Con los campos de estado, días pendiente y urgencia ves de inmediato qué documento está atascado. Y como cada fila tiene su operación, no mezclas la documentación de dos viviendas que comparten comprador o gestoría.
Cómo convertir el control documental en rutina
La plantilla funciona de verdad cuando la conviertes en rutina semanal. Lo práctico es abrirla siempre el mismo día, por ejemplo cada lunes por la mañana, y revisar solo tres cosas: documentos pendientes, caducidades y operaciones cercanas a firma.
Si llevas 4 compras a la vez, duplica la lógica de la hoja y no rehagas la estructura manualmente. Repetir el mismo esquema te ahorra errores de copia y te permite mantener un control homogéneo en todas las operaciones.
Atajos que sí sirven
- Usa el mismo código de operación para toda la documentación de una vivienda.
- Marca en rojo lo que esté pendiente y en verde lo recibido.
- Actualiza solo la fecha de recepción y el estado cuando llegue un nuevo PDF.
- Revisa el panel resumen antes de cerrar la semana.
Cuándo te has quedado corto con Excel
Si gestionas muchas compraventas al mes, varias sedes o una cartera con decenas de expedientes, Excel empieza a quedarse corto. En ese punto suele compensar pasar a un software de gestión inmobiliaria o documental, pero para una agencia pequeña o un particular con 1 o 2 compras abiertas, esta plantilla sigue siendo la forma más simple y barata de controlar el proceso.