Calendario de Vencimientos Excel – Plantilla Gratis (2026)
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Alquiler
Acta de entrega llaves Excel - Plantilla Gratis
Acta de entrega de llaves para arrendamiento con datos de inmueble, firmas, fianza, inventario y control de devolución.
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Esta plantilla es un acta de entrega de llaves para arrendamientos, con registro del inmueble, las llaves y mandos entregados, la conformidad de ambas partes y el estado de la fianza. Te sirve para dejar constancia escrita el día de la entrega, la devolución o la salida del inquilino.
La hoja Acta_Entrega recoge los datos del arrendatario y del arrendador, la dirección, la referencia catastral, el número de llaves, el estado de la vivienda y la diferencia a favor del arrendatario. La imagen 1 muestra el bloque principal de entrada y control, la hoja Resumen (imagen 2) agrupa el seguimiento y la hoja Instrucciones (imagen 3) explica cómo rellenarla.
Principales ventajas de esta plantilla Excel
- Deja por escrito cuántas llaves, mandos y tarjetas se entregan en cada arrendamiento, evitando discusiones al salir.
- Incluye campos de NIF, dirección, municipio, provincia y referencia catastral para identificar el inmueble sin ambigüedades.
- Permite anotar la fianza depositada y el importe devuelto, con cálculo de la diferencia a favor del arrendatario.
- Te ayuda a cerrar la entrega con firma de ambas partes y un campo de conformidad visible en una sola fila.
- Ahorra tiempo al usar una estructura repetible para cada acta, útil en cambios de inquilino y fin de contrato.
- Facilita revisar el estado de la vivienda y el inventario antes de devolver una fianza de, por ejemplo, 850 €.
- Sirve tanto para un propietario con un piso como para una agencia que gestiona varias entregas al mes.
Guía paso a paso
- Rellena la hoja Acta_Entrega con la fecha, los datos personales, la dirección y la referencia catastral del inmueble.
- Marca el número de llaves, mandos o tarjetas entregadas y deja constancia del estado de la vivienda y del inventario revisado.
- Introduce el importe de la fianza depositada y el importe devuelto para ver la diferencia económica de la entrega.
- Comprueba que el acta está firmada por arrendador y arrendatario antes de cerrar el expediente.
- Consulta la hoja Resumen para revisar el control general y detectar actas pendientes o incompletas.
- Usa la hoja Instrucciones como guía rápida si varias personas van a rellenar la plantilla.
Funciones incluidas
Registro completo del acta con fecha, tipo de acta y días desde la firma.
Campos específicos para arrendatario, arrendador o sociedad y sus NIF.
Control de llaves, mandos y tarjetas con cantidades separadas.
Bloque de estado de la vivienda, inventario revisado y observaciones.
Seguimiento de fianza depositada, importe devuelto y diferencia a favor del arrendatario.
Espacio para firmas de ambas partes y validación visual de conformidad.
Hoja de Resumen para consultar el estado del acta y hoja de Instrucciones para el uso interno.
Cuándo necesitas un acta de entrega de llaves en un alquiler
Un acta de entrega de llaves se usa cuando empieza o termina un arrendamiento y quieres dejar constancia de quién recibe qué, en qué fecha y en qué estado. En un piso alquilado por 850 € al mes, una firma mal recogida o unas llaves no devueltas pueden acabar en una discusión de 200 € por bombines, copias o cerrajería.
La usa el casero con un solo piso, el pequeño propietario con 3 viviendas y la agencia que entrega un local o una vivienda de forma ordenada. En esta plantilla, la hoja Acta_Entrega concentra los datos clave y la imagen 1 deja ver el bloque principal con identificación, llaves, estado e importe de fianza.
Qué anota el propietario en la práctica
Lo normal es registrar fecha, dirección completa, referencia catastral, número de llaves, mandos y tarjetas, y dejar firmado el documento el mismo día de la entrega. Si gestionas 12 cambios de inquilino al año, tener una hoja fija te evita rehacer documentos desde cero y te ahorra unos 15-20 minutos por entrega.
Quién la usa y en qué momento
El arrendador la prepara en la firma inicial, en la devolución de llaves o cuando se hace una entrega parcial por cambio de cerradura. La plantilla también encaja en una agencia con varias carpetas, porque ordena el expediente con el arrendatario, el arrendador y la conformidad en una sola fila.
Qué respaldo da la LAU en la entrega y devolución
La LAU obliga a dejar clara la fianza de 1 mensualidad en vivienda y 2 mensualidades en uso distinto de vivienda, además de su depósito en el organismo autonómico correspondiente. Si alquilas una vivienda por 850 € al mes, la fianza legal básica es de 850 €; si el contrato es para un local, la fianza sube a 1.700 €.
La entrega de llaves no sustituye al contrato, pero sí sirve como prueba documental de que el arrendamiento se entrega o se devuelve con inventario y conformidad. En el IRPF, una buena carpeta de actas ayuda a justificar reparaciones, conservación y movimientos de la fianza cuando revisas el rendimiento del capital inmobiliario en el modelo 100.
La parte que no conviene improvisar
Si el inmueble está en una comunidad, también conviene anotar si queda alguna cuota de comunidad pendiente o si hay una derrama aprobada por la LPH. Un acta clara evita que luego aparezca un cargo de 120 € por una copia de llaves o una cerradura y nadie recuerde quién la autorizó.
Por qué es mejor fijarlo por escrito
Mi postura es clara: en la entrega y la devolución, mejor un documento simple pero cerrado que una conversación por WhatsApp. Una firma en papel o PDF con fecha, llaves y observaciones vale más que tres mensajes sueltos cuando hay que discutir una retención de 300 € sobre la fianza.
Los fallos que te cuestan dinero al cerrar un arrendamiento
Lo que más falla es no contar bien las llaves, no dejar claro el estado de la vivienda o devolver una fianza sin revisar desperfectos. Un juego de llaves perdido puede costar 60 € en copia simple o más de 180 € si hay cerradura de seguridad y mando codificado.
Otro error típico es no anotar la conformidad de ambas partes. Si luego el inquilino reclama que faltaba un mando del garaje valorado en 90 €, el acta sin detalle te deja sin una prueba rápida y acabas perdiendo tiempo y dinero.
Errores que aparecen al revisar la fianza
También pasa que se devuelve la fianza de 850 € sin descontar una limpieza final de 70 € o una reparación menor de 110 €. Si la entrega no refleja el estado de la vivienda, la discusión no se queda en un importe pequeño: te puede comer una tarde entera y acabar en una reclamación formal.
Qué problema evita esta hoja
Esta plantilla obliga a revisar inventario, estado y observaciones antes de cerrar el expediente. En un despacho pequeño o una agencia, eso vale más que una plantilla genérica, porque te ahorra errores de traspaso y evita que el cierre de la entrega se convierta en una pelea por 50 € o 100 €.
Cómo convertir el acta en parte de tu rutina de alquiler
La forma más práctica de usar esta hoja es convertirla en un paso fijo del alta y baja del inquilino, igual que revisas la renta o la fianza. Si haces 8 entregas al año, duplicar el acta anterior y cambiar solo fecha, nombres y llaves te ahorra trabajo desde el primer mes.
La hoja Resumen te permite tener una vista rápida de actas cerradas y pendientes, y la hoja Instrucciones sirve para que cualquiera del equipo siga el mismo criterio. La imagen 2 muestra el panel de control y la imagen 3 la guía de uso, así que no dependes de recordar el proceso de memoria.
Atajos que sí merecen la pena
- Duplica la última acta y modifica solo los campos variables.
- Usa validación de datos para no escribir distinto el mismo municipio o tipo de acta.
- Aplica formato condicional si falta la firma o la conformidad.
- Revisa el cierre el mismo día que entregas o recibes las llaves.
Cuándo te conviene pasar a otro sistema
Si ya gestionas 30 o 40 expedientes al año, varios inmuebles, fianzas y devoluciones, Excel empieza a quedarse corto. En ese punto, una gestión más automatizada compensa, pero para un propietario particular o una agencia pequeña esta plantilla sigue siendo la forma más simple y controlable de trabajar.