Calendario de Vencimientos Excel – Plantilla Gratis (2026)
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Alquiler
Control de Depósitos Excel - Plantilla Gratis
Registra fianzas, fechas, estado y pendientes por comunidad autónoma con resumen y seguimiento de vencimientos.
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Esta plantilla sirve para llevar el control de depósitos de fianza en el organismo autonómico, con cada contrato, su fecha de depósito, el estado y los importes pendientes. Incluye una hoja de Depósitos, un Resumen y una hoja de Instrucciones para trabajar sin perder plazos.
La hoja principal te permite anotar arrendador, arrendatario, inmueble, comunidad autónoma, NIF, renta mensual, fianza legal y depósito complementario. La imagen 1 muestra la tabla de entrada; la imagen 2 concentra los totales y el control de retrasos; la imagen 3 explica cómo usarla en el día a día.
Es útil si gestionas uno o varios pisos en alquiler, si llevas fincas para terceros o si quieres evitar depósitos fuera de plazo y tener el archivo listo para una revisión de Hacienda o de la comunidad autónoma.
Principales ventajas de esta plantilla Excel
- Te deja registrar cada fianza con fecha de contrato, fecha de depósito y estado, sin mezclar contratos.
- Calcula los días de retraso para detectar depósitos fuera de plazo antes de que se acumulen.
- Separa fianza legal y depósito complementario para no confundir importes.
- Centraliza datos clave como comunidad autónoma, organismo autonómico, NIF y referencia catastral.
- Te ayuda a controlar importes pendientes por inmueble, arrendador y contrato.
- Facilita el seguimiento cuando gestionas varios pisos y necesitas una vista rápida del riesgo.
- Reduce errores de transcripción gracias a una estructura fija y homogénea.
Guía paso a paso
- Rellena la hoja Depósitos con los datos de cada contrato: fechas, comunidad autónoma, inmueble, renta y fianza.
- Comprueba el estado de cada expediente para ver si está pendiente, presentado o cerrado.
- Revisa los días de retraso y el importe pendiente para priorizar los casos más urgentes.
- Usa el Resumen para ver el volumen total de depósitos y localizar retrasos de un vistazo.
- Consulta la hoja Instrucciones cuando incorporas un nuevo contrato o delegas la tarea en otra persona.
- Duplica la estructura cuando añades nuevos inmuebles y mantén siempre el mismo criterio de registro.
Funciones incluidas
Tabla principal con 22 columnas para documentar el depósito de cada contrato.
Campos para comunidad autónoma y organismo autonómico, útiles si gestionas varias regiones.
Control de renta mensual, fianza legal y depósito complementario en euros.
Columna específica para estado y otra para días de retraso.
Resumen con totales y seguimiento de importes pendientes.
Hoja de instrucciones para usarla sin tener que recordar el criterio cada vez.
Formato pensado para trabajar con fechas y cantidades en euros de forma ordenada.
Cómo usar el control de depósitos en una cartera de alquiler
La hoja Depósitos está pensada para quien tiene que vigilar varios contratos a la vez: un casero con dos pisos, un pequeño propietario con tres viviendas, un administrador de fincas o una agencia que lleva captaciones en distintas provincias. Aquí el problema no es solo anotar la fianza, sino saber qué contrato se depositó, cuándo y en qué organismo autonómico.
En la práctica, el archivo te evita tener papeles sueltos y correos cruzados. Si alquilas un piso por 850 € al mes, la fianza legal suele ser 850 €; si además hay un depósito complementario, queda separado en su propia columna y no contaminas el control de caja.
Qué ves en la primera hoja
La imagen 1 muestra la tabla con ID Depósito, fecha de contrato, fecha de depósito, comunidad autónoma, arrendador, NIF, arrendatario, inmueble, dirección, municipio, provincia y referencia catastral. También incluye tipo de contrato, renta mensual, importes y un campo de observaciones para dejar constancia de incidencias.
Cuándo te resulta más útil
La usas sobre todo al firmar el contrato, cuando recibes la fianza y cuando revisas vencimientos o renovaciones. Si gestionas 12 contratos y cada uno tiene un seguimiento distinto, una tabla con estado y retraso te ahorra más tiempo que revisar 12 correos distintos o 12 carpetas.
Qué exige la LAU sobre la fianza y por qué conviene registrarla bien
La LAU exige una fianza de 1 mensualidad en vivienda y de 2 mensualidades en uso distinto de vivienda, y además muchas comunidades autónomas obligan a depositarla en su organismo correspondiente. Esa doble obligación es justo lo que ordena esta plantilla: una cosa es cobrarla y otra dejarla correctamente depositada.
Si un alquiler de vivienda deja una renta anual de 10.200 € —850 € al mes por 12 meses—, no registrar el depósito a tiempo te complica el control interno y, en algunos territorios, te expone a requerimientos. Por eso la hoja separa fianza legal y depósito complementario, que no siempre se gestionan igual.
Qué datos conviene dejar fijos
La referencia catastral, el NIF del arrendador o de la sociedad, la comunidad autónoma y la fecha de vencimiento son campos que no deberías dejar al azar. Si gestionas una cartera con pisos en Madrid, Valencia y Andalucía, el error habitual no es la suma, sino mezclar el organismo autonómico correcto en cada expediente.
Por qué el resumen importa
La imagen 2 muestra el panel con el total de depósitos, los pendientes y el control de retrasos. Cuando el archivo te enseña 4 contratos pendientes sobre 28, ya sabes dónde actuar primero, en lugar de revisar uno a uno todos los expedientes.
Los fallos que más dinero y tiempo te hacen perder
El error más caro es simple: cobrar la fianza y no dejar constancia del depósito en la fecha correcta. Si luego tienes que reconstruir el expediente, puedes perder una mañana entera buscando contrato, justificante, fecha y comunidad autónoma, y eso vale más que una hoja bien hecha desde el principio.
Otro fallo típico es mezclar importes. Un depósito de 850 € no es lo mismo que una garantía adicional de 1.700 €; si lo metes todo en una sola cifra, el control se vuelve inútil y el resumen ya no te dice cuánto tienes realmente pendiente.
Cuando el retraso ya es un problema
La columna de días retraso sirve para ver el deterioro del expediente. Si un depósito lleva 18 días fuera de plazo y tienes 7 casos parecidos, el problema ya no es administrativo: es una lista de tareas acumuladas que puede terminar en requerimientos o en una revisión interna caótica.
El coste real de trabajar sin orden
Una comunidad de 24 vecinos con 36.000 € de presupuesto anual no puede permitirse un control desordenado de cuotas; con las fianzas pasa algo parecido en una cartera de alquiler. En cuanto superas 5 o 6 contratos activos, el Excel manual con notas dispersas pierde fiabilidad y conviene tener campos fijos, fechas y estado definidos desde el inicio.
Cómo convertir la hoja en una rutina de trabajo mensual
La forma más sencilla de usar esta plantilla es ligar su revisión a un momento fijo: el día de la firma, el cierre de mes o la revisión mensual de contratos. Si lo haces el mismo día en que cobras la renta, el control de depósitos deja de ser una tarea extra y pasa a formar parte de tu rutina.
La imagen 3 recoge las instrucciones para seguir siempre el mismo criterio. Eso es importante cuando la hoja la toca más de una persona, porque un administrador de fincas, una asistente o una agencia pueden registrar datos con el mismo formato sin ensuciar el archivo.
Atajos que ahorran tiempo
- Duplica la línea del contrato anterior cuando repites arrendador o inmueble.
- Usa validación de datos para que el estado sea siempre el mismo: pendiente, presentado o cerrado.
- Aplica formato condicional para marcar en rojo los depósitos con retraso.
- Revisa el resumen una vez al mes en lugar de esperar al final del trimestre.
Cuándo te has quedado corto
Si ya gestionas decenas de inmuebles, o si necesitas adjuntar justificantes, recordatorios y avisos por fecha, el Excel se te queda pequeño. En ese punto, una hoja como esta sigue sirviendo para control básico, pero el volumen empieza a pedir un software de gestión inmobiliaria con avisos automáticos y trazabilidad por usuario.