Calendario de Vencimientos Excel – Plantilla Gratis (2026)
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Alquiler
Suministros Inquilino Excel - Plantilla Gratis
Desglose de luz, agua y gas repercutidos al inquilino con facturas, porcentajes, cargos y control de cobro.
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Esta plantilla sirve para desglosar los suministros repercutidos al inquilino, con cada factura, el porcentaje aplicable y el importe final que debes cargar o comprobar. Incluye la hoja Desglose_Suministros, un Resumen con totales y una hoja de Instrucciones para usarla sin perder tiempo.
La imagen 1 muestra la tabla de detalle con periodo, NIF del inquilino, referencia catastral, número de factura, fecha, importe total, % repercutible, importe repercutido y estado de cobro. La imagen 2 concentra los totales para ver de un vistazo cuánto has pasado al arrendatario y cuánto queda pendiente.
Principales ventajas de esta plantilla Excel
- Controlas cada factura con fecha, número, compañía y vivienda, sin mezclar recibos de distintos pisos.
- Ves al instante el importe repercutido y separas lo que sí se puede cargar de los gastos no repercutibles.
- Tienes trazabilidad por periodo, útil cuando revisas un alquiler con varios meses atrasados o una regularización anual.
- El campo de ¿Conforme contrato? te ayuda a comprobar si el gasto está pactado por escrito antes de reclamarlo.
- El estado de cobro te permite distinguir entre factura emitida, cargo pendiente y recibo ya cobrado.
- El Resumen te evita sumar a mano y te deja ver totales por suministro, vivienda y arrendatario.
- La hoja de instrucciones facilita que un propietario con uno o dos pisos la use igual que una agencia con varios alquileres.
Guía paso a paso
- Abre la hoja Desglose_Suministros y completa los datos de cada factura: periodo, inquilino, vivienda, suministro y compañía.
- Introduce la fecha de factura, el importe total y el % repercutible pactado en el contrato.
- Revisa el importe repercutido y marca si el gasto encaja con la cláusula contractual que permite repercutir suministros.
- Anota el estado de cobro y la fecha de cargo cuando lo hayas pasado al inquilino o se haya compensado con la renta.
- Consulta la hoja Resumen para sumar totales por suministro, por vivienda y por inquilino sin rehacer cálculos.
- Usa Instrucciones para mantener el mismo criterio cada mes y no mezclar facturas de comunidad, luz o agua con otros gastos del alquiler.
- Si gestionas varios pisos, duplica las filas y conserva el mismo formato para no romper los filtros ni los totales.
Funciones incluidas
Tabla de detalle con 19 columnas para registrar factura, vivienda, contrato y cobro.
Campos específicos para NIF, referencia catastral y número de factura, útiles en revisiones y reclamaciones.
Control visual del gasto con formatos de fecha, moneda y porcentaje ya preparados.
Bloque de observaciones para anotar lecturas reales, regularizaciones o incidencias con la compañía.
Hoja Resumen para consolidar importes repercutidos y detectar desviaciones por inmueble.
Hoja Instrucciones para dejar claro qué se rellena, en qué orden y con qué criterio.
Diseño pensado para trabajar con varios alquileres a la vez sin perder la pista de cada recibo.
Quién usa el desglose de suministros en un alquiler
Esta plantilla la usa sobre todo el casero que quiere cargar luz, agua o gas al inquilino sin discutir cada mes, pero también sirve a una agencia que gestiona varias viviendas y a un administrador que necesita dejar el expediente limpio. Cuando tienes 2 o 3 pisos alquilados, perder una factura de 67,35 € ya te descuadra el cierre del trimestre.
Cuándo te hace falta de verdad
La necesidad aparece al firmar el contrato, cuando revisas si los suministros están pactados por escrito, y cada vez que llega una factura con consumo variable. En un piso alquilado por 850 € al mes, una factura de luz de 92,40 € y otra de agua de 24,80 € no son un detalle menor si vas a repercutirlas o compensarlas con la renta.
Qué mira cada perfil
Un propietario con un solo piso quiere saber qué puede pasar al recibo del inquilino y qué se queda como gasto propio. Una agencia mira el NIF, la referencia catastral y el estado de cobro para no mezclar domicilios, y el administrador de fincas necesita saber si el suministro corresponde a la vivienda o a elementos comunes. La hoja Desglose_Suministros deja todo eso en una sola tabla, sin tener que saltar entre correos, facturas PDF y notas sueltas.
Qué permite repercutir y qué conviene dejar fuera
En el alquiler de vivienda, lo importante no es solo pagar la factura: es que el contrato diga con claridad qué suministro se repercute y en qué proporción. Si el pacto no existe, pretender cargar al inquilino 100,00 € de luz o 38,50 € de agua te deja en una posición mucho más débil que si lo dejas documentado desde el inicio.
La cifra que manda es la del contrato
La regla práctica es sencilla: reparte según el porcentaje pactado y guarda la factura de soporte. Si el gasto total es de 121,50 € y el contrato permite repercutir el 100 %, el importe cargado será de 121,50 €; si solo se repercute el 60 %, la cifra correcta baja a 72,90 €.
Cómo te ayuda la hoja
La columna % repercutible te obliga a decidir el criterio antes de sumar, y Gastos no repercutibles separa lo que se queda fuera por contrato o por sentido práctico. Mi postura es clara: mejor dejar una regla simple y repetible que improvisar cada factura, porque una regularización de 300 € al final del año genera menos conflicto que doce discusiones de 25 €.
Además, el campo ¿Conforme contrato? te obliga a comprobar si ese recibo se puede pasar de verdad. Es una forma muy útil de evitar errores cuando gestionas varios alquileres al mismo tiempo.
Los fallos que luego cuestan dinero y tiempo
El error más caro es cargar suministros sin revisar si estaban pactados por escrito. Si reclamas 180 € al inquilino sin soporte documental, puedes acabar devolviéndolos o perdiendo tiempo en una discusión que te bloquea el cobro de la renta.
Facturas sin fecha, sin importe o sin vivienda
Cuando una tabla no separa bien la fecha de factura, la vivienda y el estado de cobro, luego no sabes qué recibo corresponde a enero, cuál a febrero y cuál ya se cargó. En una cartera de 4 pisos, confundir dos facturas de 54,20 € y 61,90 € ya te rompe el resumen mensual y te obliga a rehacer cálculos.
Regularizaciones mal hechas
También falla mucho la regularización anual: se reparten consumos a ojo, sin guardar la lectura real del contador ni la factura original. Si una compañía emite una factura de ajuste de 236,80 € y tú la pasas como si fuese consumo ordinario, acabas distorsionando la rentabilidad del alquiler y el control de cobro.
Mi criterio es este: si no puedes justificar el cargo con contrato, factura y criterio de reparto, no lo metas en el desglose. Un Excel limpio vale más que una hoja llena de números que luego nadie sabe defender.
Cómo convertir esta hoja en una rutina mensual
La clave no es rellenarla una vez, sino engancharla a una rutina fija. Lo más práctico es revisar los suministros el mismo día que cobras la renta o el último día de cada mes, porque así no se te acumulan facturas y no dejas pasar cargos pequeños de 18,90 € o 27,40 € que luego cuestan más de controlar que de registrar.
Dos hábitos que sí funcionan
- Duplica la fila del mes anterior y cambia solo fecha, importe y número de factura.
- Usa el mismo criterio de reparto para todos los pisos, así comparas 3 viviendas sin rehacer la lógica cada vez.
- Revisa el Resumen antes de cerrar el mes para detectar recibos pendientes o importes fuera de rango.
Cuándo se te queda pequeña
Si gestionas 10 o más viviendas, o empiezas a cruzar suministros con fianzas, rentas y derramas, el Excel sigue sirviendo pero ya exige disciplina. En ese punto conviene pasar a un software de gestión inmobiliaria si necesitas avisos automáticos, adjuntos y seguimiento de cobros más fino.
Mientras tanto, esta plantilla te da una base muy sólida: una factura, una vivienda, un criterio de reparto y un estado de cobro claro. Eso, en alquiler, es la diferencia entre controlar y adivinar.