Rentabilidad vacacional Excel – Plantilla Gratis (2026)
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Gestión de Inmuebles
Gestión reservas Excel - Plantilla Gratis
Gestiona reservas, huéspedes, tarifas, comisiones, fianzas e ingresos netos de pisos turísticos con tres hojas Excel.
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Esta plantilla Excel registra y controla las reservas de pisos turísticos en una sola fila por estancia. Incluye datos del huésped y la vivienda, fechas, noches, tarifas, limpieza, tasa turística, descuentos, comisiones, fianzas e ingresos netos, además de un resumen económico y operativo.
La hoja Reservas es el registro diario, Resumen transforma los datos en indicadores y gráficos, e Instrucciones explica qué celdas debes completar. La imagen 1 muestra las 29 columnas del registro; las imágenes 2 y 3 corresponden al panel y a las indicaciones de uso.
Principales ventajas de esta plantilla Excel
- Calcula automáticamente las noches, el importe del alojamiento, el total cobrado, la comisión de plataforma y los ingresos netos.
- Controla hasta 100 filas operativas de reservas preparadas entre las filas 5 y 104 de la hoja Reservas.
- Compara el rendimiento por vivienda, municipio y canal con los datos del panel Resumen.
- Evita errores de fechas: la columna Control de fechas muestra REVISAR FECHAS si la salida es igual o anterior a la entrada.
- Mantiene estados y canales homogéneos mediante listas desplegables para Confirmada, Pendiente, Cancelada y Finalizada.
- Incluye campos de referencia catastral, dirección, comunidad autónoma, NIF/NIE, teléfono y observaciones.
- Permite separar ingresos brutos, comisiones, fianzas e ingresos netos para revisar la rentabilidad de cada estancia.
Guía paso a paso
- Abre la hoja Reservas y introduce una reserva por fila en las celdas amarillas.
- Asigna un ID, selecciona el estado y escribe los datos del huésped, la vivienda, dirección, municipio y referencia catastral.
- Introduce las fechas de entrada y salida en formato DD/MM/AAAA. La columna Noches se calcula restando la entrada a la salida.
- Completa huéspedes, tarifa por noche, limpieza, tasa turística, descuento, porcentaje de comisión, fianza, fecha de cobro, canal y observaciones.
- Comprueba los importes calculados: alojamiento, total, comisión, ingresos netos y aviso de fechas.
- Abre Resumen para revisar reservas, noches, ingresos, cancelaciones y datos agrupados por municipio, vivienda y canal.
- Consulta Instrucciones cuando tengas dudas sobre las celdas editables, la fianza o las obligaciones turísticas y fiscales.
Funciones incluidas
Registro con 29 columnas: desde ID reserva y estado hasta canal, observaciones, control de fechas y mes de entrada.
Fórmula automática de noches a partir de las fechas de entrada y salida, sin introducir manualmente la duración.
Cálculo del importe del alojamiento como noches por tarifa y del total como alojamiento más limpieza y tasa, menos descuento.
Cálculo de comisión de plataforma e ingresos netos para cada reserva.
Panel con total de reservas, confirmadas, noches, ingresos brutos, comisiones, ingresos netos, medias y cancelaciones.
Desglose por municipio con comunidad autónoma, número de reservas e ingresos netos mediante fórmulas de búsqueda y suma.
Tres gráficos en Resumen para visualizar ingresos por vivienda, reservas por canal e ingresos por municipio.
Quién utiliza una hoja de reservas para pisos turísticos en España
Un casero con un apartamento en Madrid suele sentarse con el registro después de cada confirmación y antes del cambio de huésped. En esta plantilla, la hoja Reservas permite anotar la entrada del 12/03/2026, la salida del 16/03/2026 y obtener 4 noches automáticamente. Con una tarifa de 150 € y 55 € de limpieza, el alojamiento son 600 € y el total asciende a 655 € si no hay tasa ni descuento.
La imagen 1 deja visibles los campos operativos que normalmente se dispersan entre correos y plataformas: nombre, NIF/NIE, teléfono, vivienda, dirección, referencia catastral, municipio y comunidad autónoma. Para un pequeño propietario con 3 viviendas, escribir cada estancia en una fila permite filtrar por inmueble y localizar rápidamente qué huésped entra y cuándo se cobra.
El momento adecuado para actualizarla
Una agencia inmobiliaria o un gestor de alojamientos debería introducir la reserva cuando pasa de consulta a confirmada, no al finalizar el mes. Así puede revisar noches, huéspedes y fianza antes del check-in. La lista de canales incluye Airbnb, Booking.com, Vrbo, Web propia y Directa, de modo que el resumen no mezcla nombres escritos de cinco formas distintas.
En una reserva de Barcelona de 6 noches a 185 € se generan 1.110 € de alojamiento. Si se añaden 60 € de limpieza y 32 € de tasa, se restan 20 € de descuento y después una comisión del 15%, la comisión sobre 1.182 € sería 177,30 € y el ingreso neto 1.004,70 €. La postura práctica es registrar el importe real de cada canal, no una estimación mensual.
Qué aporta el panel
La imagen 2 muestra Resumen, con indicadores generales y agrupaciones por municipio, vivienda y canal. Sus tres gráficos ayudan a detectar si el volumen procede de una vivienda concreta o si una plataforma aporta muchas reservas pero deja menos ingreso neto.
Reglas fiscales y turísticas que debes reflejar en la gestión
La hoja de cálculo sirve para controlar operaciones, pero no sustituye las obligaciones que afectan a un piso turístico. En Instrucciones se indica expresamente revisar la normativa autonómica y municipal sobre licencia turística, registro de viajeros, número de registro, tasa turística y depósito de fianzas.
Si eres persona física, los ingresos pueden integrarse en el IRPF como rendimiento del capital inmobiliario cuando no existe una estructura empresarial o personal suficiente; con servicios propios de hospedaje, el tratamiento puede ser actividad económica. La reducción del 60% prevista para el alquiler de vivienda habitual no se aplica automáticamente a estancias turísticas: una reserva de 850 € mensuales equivalentes no debe tratarse igual que un arrendamiento estable de vivienda habitual.
IVA, gastos y documentación
El alquiler turístico sin servicios hoteleros suele tener un tratamiento distinto del hospedaje con servicios complementarios. Cuando procede IVA, la factura y el tipo aplicable deben revisarse según el servicio prestado; no conviene ocultar la tasa turística dentro de la tarifa si la normativa exige identificarla separadamente. La columna Tasa turística permite conservar ese desglose en cada reserva.
Para declarar resultados, conserva facturas de limpieza, reparaciones, seguros, suministros, comisiones y gastos de comunidad. Una comisión de plataforma de 177,30 € sobre una reserva de 1.182 € no es lo mismo que un descuento de 177,30 €: la plantilla los coloca en columnas distintas y calcula los ingresos netos con esa diferencia.
Fianza y vivienda
La fianza no debe confundirse con la comisión ni con los ingresos definitivos. La normativa de la comunidad autónoma puede exigir su depósito; además, el certificado energético, la cédula de habitabilidad y la licencia o inscripción turística pueden ser relevantes antes de anunciar la vivienda. La LAU puede entrar en juego en determinados arrendamientos, mientras que las estancias turísticas se someten también a normativa sectorial.
Mi criterio es usar la columna Fianza como control de cobro y devolución, y mantener los justificantes fuera del libro. El Excel ordena importes; no acredita por sí solo el cumplimiento de registro, licencia o fiscalidad.
Dónde se descuadran las reservas y cuánto puede costar
El fallo más caro suele aparecer cuando se confunde fecha de salida con número de noches. Una entrada el 20/05/2026 y una salida el 23/05/2026 son 3 noches, no 4. A 100 € por noche, añadir una noche ficticia infla el alojamiento en 100 € y puede alterar limpieza, disponibilidad y liquidación de la plataforma.
Importes que no coinciden con la liquidación
Otro descuadre frecuente es registrar 1.000 € como ingreso cuando la plataforma retiene un 15%. La comisión real son 150 € y el ingreso neto 850 €, antes de otros conceptos. Si se mezclan los 45 € de limpieza con la tarifa, el propietario deja de saber qué parte corresponde a alojamiento y qué coste debe pagar al servicio de limpieza.
También he visto fianzas anotadas como beneficio. Una fianza de 300 € recibida junto con una reserva de 600 € no convierte el cobro en 900 € de ingreso: son 600 € de estancia y 300 € pendientes de devolución o compensación justificada. La columna X existe para conservar esa trazabilidad.
Errores administrativos con consecuencias
Introducir un canal como Booking en una fila y Booking.com en otra rompe el recuento por plataforma. Por eso la validación limita el campo a cinco opciones. Con 40 reservas anuales, cuatro nombres diferentes pueden obligarte a revisar manualmente cada liquidación.
No depositar una fianza cuando la comunidad autónoma lo exige puede generar requerimientos y sanciones, cuyo importe depende de la norma aplicable. Anunciar sin licencia o número de registro, cuando sean obligatorios, puede provocar una multa muy superior al coste de una noche: por eso conviene anotar la vivienda y su comunidad autónoma, pero verificar el expediente en el organismo competente.
La columna Control de fechas es una barrera sencilla, no una auditoría. Si muestra REVISAR FECHAS, corrige la reserva antes de usar el resumen; de lo contrario, las noches negativas o nulas contaminan tarifas medias, ingresos y porcentajes de cancelación.
Cómo convertir el registro de reservas en una rutina mensual
La plantilla funciona mejor si la actualizas en dos momentos fijos: al confirmar o cancelar una estancia y el primer día laborable de cada mes. En la primera revisión completas huésped, fechas, canal e importes; en la segunda comparas cobros, comisiones, fianzas e ingresos netos con las liquidaciones bancarias.
Un cierre de diez minutos por vivienda
- Filtra por vivienda y revisa que todas las entradas del mes tengan salida posterior.
- Comprueba que cada reserva tenga estado, canal, tarifa, fecha de cobro y fianza cuando corresponda.
- Contrasta el total de la hoja con la liquidación de Airbnb, Booking.com, Vrbo o la web propia.
- Guarda las facturas de limpieza y gastos junto con el mes revisado.
Para tres pisos, este cierre puede implicar 15 reservas y unos 30 minutos si los datos se introducen al confirmar. La hoja Resumen permite comprobar rápidamente si las reservas confirmadas producen el ingreso neto esperado y si un canal está acumulando cancelaciones.
Cuándo dejar el Excel
Usa listas desplegables y no escribas estados a mano. También conviene conservar una copia mensual del archivo antes de modificar datos históricos. Si gestionas más de 100 reservas activas, varios usuarios, calendarios sincronizados o cobros automáticos, el límite práctico no es la fórmula sino el control operativo: necesitarás un software de gestión turística con permisos, calendario y conciliación.
Para uno o pocos pisos, mi preferencia es mantener este Excel como libro de cierre y no duplicar información en cinco plataformas. La rutina correcta vale más que añadir columnas: registrar, contrastar y cerrar siempre en las mismas fechas.