Desglose notarial y registral Excel - Plantilla Gratis

1. Abre la hoja Desglose Gastos y empieza en la primera fila disponible bajo los encabezados.
2. Introduce el número de operación, la dirección del inmueble, el comprador, su NIF y la referencia catastral.
3. Selecciona la comunidad autónoma y escribe si se trata de una vivienda usada o de una vivienda nueva.
4. Indica el precio de compraventa y el porcentaje o importe facilitado por la notaría, el registro y la gestoría.
5. En los campos fiscales, registra el porcentaje aplicable de ITP o de IVA y el importe correspondiente según la factura o liquidación.
6. Revisa el total de gastos y el porcentaje sobre el precio antes de firmar o de solicitar la financiación.
7. Consulta Resumen Dashboard para comprobar el conjunto de operaciones y utiliza Instrucciones si necesitas aclarar qué dato va en cada columna.

El comprador suele abrir esta hoja en dos momentos: cuando compara el coste real de varias viviendas y cuando recibe las provisiones de fondos antes de la escritura. El precio anunciado no es el desembolso completo. Una vivienda usada de 245.000 € puede añadir notaría, registro, gestoría e ITP; una obra nueva sustituye ese impuesto por IVA y AJD.

Una herramienta para compradores y profesionales

Una pareja que va a comprar su primera vivienda puede anotar en la hoja Desglose Gastos la dirección, los dos compradores, sus NIF y la referencia catastral. Así evita que el presupuesto del banco se quede en una cifra global difícil de comprobar. Si el precio es 245.000 €, una provisión de 15.000 € en impuestos y gastos debe quedar separada por conceptos, no como una línea sin explicación.

El pequeño propietario que compra tres viviendas para alquilar puede utilizar una fila por escritura y comparar el coste inicial de cada activo. La columna % sobre Precio permite detectar que una operación aparentemente más barata tiene una carga fiscal mayor por su comunidad autónoma o por el tipo de inmueble.

Cuándo usar cada hoja

La imagen 1 muestra las columnas operativas: desde Nº, Inmueble / Dirección y Comprador hasta Precio Compraventa, Gastos Notaría, Gastos Registro, Gestoría, ITP/IVA, Total Gastos, porcentaje y Fecha Escritura. En la práctica, conviene rellenarla al recibir cada factura o liquidación, no tres meses después.

El administrador de una cartera puede revisar el Resumen Dashboard (imagen 2) al cierre semanal de las operaciones abiertas. La hoja Instrucciones (imagen 3) sirve para que una agencia mantenga el mismo criterio cuando varios empleados introducen compraventas de segunda mano y obra nueva.

Mi postura es sencilla: calcula estos gastos antes de presentar una oferta. Si solo dispones de 35.000 € de ahorro y la compra exige 28.000 € adicionales, una desviación del 10% puede dejarte sin margen para tasación, mudanza o una reparación urgente.

La plantilla separa los conceptos porque no existe un único gasto de compra. En una vivienda usada, el comprador liquida el ITP de su comunidad autónoma; en España suele moverse entre el 6% y el 10%, aunque existen tipos reducidos para determinados compradores y viviendas. Sobre 245.000 €, un 8% serían 19.600 €.

Vivienda usada y vivienda nueva

En una obra nueva, el comprador paga normalmente IVA del 10% y AJD, que suele situarse aproximadamente entre el 1% y el 1,5% según la comunidad autónoma. Para 245.000 €, el IVA sería 24.500 € y un AJD del 1,2% supondría 2.940 €. Esos importes no deben introducirse como ITP: la columna se llama ITP/IVA para recoger el impuesto aplicable, pero debes identificarlo correctamente en tus justificantes.

Los honorarios de notaría y registro se calculan con aranceles regulados, no con un porcentaje libre elegido por la agencia. Por eso la hoja incluye % Arancel Notaría y % Arancel Registro, además de los importes facturados. Si el presupuesto notarial es 900 €, el registral 450 € y la gestoría 350 €, esos tres conceptos suman 1.700 € antes del impuesto.

Quién paga cada documento

En la compraventa, el comprador suele asumir la primera copia de la escritura, la inscripción registral y los trámites vinculados a su financiación, salvo pacto distinto. El vendedor debe afrontar normalmente la plusvalía municipal o IIVTNU y la cancelación de sus cargas; una cláusula contractual no debe ocultar qué servicio está pagando cada parte.

También debes comprobar la nota simple, el certificado de la comunidad al corriente, el último IBI y la referencia del Catastro. La plantilla no sustituye la liquidación de Hacienda ni la factura del notario, pero sí permite contrastar que una operación de 245.000 € no aparece resumida como un inexplicable total de 22.000 €.

Mi criterio es registrar siempre el importe definitivo y conservar el presupuesto inicial en la carpeta de la operación. La diferencia entre una provisión y la factura final debe quedar explicada, especialmente cuando interviene una hipoteca.

El descuadre más caro suele producirse al confundir el impuesto con los gastos de formalización. Un comprador que calcula solo 2.000 € de notaría, registro y gestoría para una vivienda usada de 245.000 € puede quedarse corto en 14.700 € si el ITP aplicable es del 6%. La hoja evita ese error al mantener separados aranceles, gestoría e ITP/IVA.

Una provisión de fondos mal revisada

La gestoría bancaria puede pedir una provisión que incluya trámites de la hipoteca, copias, inscripción y tributos. Si introduces los 1.200 € entregados como si fueran el gasto final de registro, el Dashboard parecerá correcto, pero no podrás cuadrarlo con las facturas. Registra cada importe en su columna y compara después la suma con la liquidación.

Otro fallo frecuente es aplicar el 10% de IVA a una vivienda usada o el ITP a una obra nueva. En una compra de 200.000 €, la diferencia entre un ITP del 7% y un IVA del 10% es de 6.000 €, sin contar el AJD. No es un redondeo: cambia la financiación necesaria y puede frustrar la firma.

El porcentaje que no corresponde a la factura

Algunos compradores escriben 0,50% como arancel notarial y lo multiplican directamente por el precio, aunque la factura real se calcula con aranceles, folios, copias y documentos. Si aplicas ese porcentaje a 245.000 €, obtienes 1.225 €, pero la factura podría ser distinta. Usa el campo de porcentaje como referencia del presupuesto y el campo de gastos como importe confirmado.

También he visto referencias catastrales copiadas con un carácter incorrecto y fechas de escritura como texto. Eso dificulta localizar el inmueble y ordenar las operaciones. Copia el NIF y la referencia desde la documentación, y escribe la fecha en formato DD/MM/AAAA.

Mi recomendación profesional es no cerrar una operación con una cifra global. Si el total supera el precio en un 9%, 22.050 € sobre 245.000 €, debes saber cuánto corresponde a ITP o IVA, cuánto a notaría y cuánto a registro. Esa trazabilidad es la diferencia entre revisar una factura en diez minutos y reconstruir toda la compraventa al año siguiente.

La plantilla funciona mejor si la incorporas al expediente de cada compraventa, no si la abres solo el día de la escritura. Crea una carpeta con la oferta, contrato de arras, nota simple, presupuesto de notaría, provisión de fondos y facturas. El archivo Excel debe guardar el mismo nombre de operación que utilizas en esos documentos.

Una revisión en tres fechas

• Antes de las arras: introduce el precio, el tipo de vivienda, la comunidad autónoma y una estimación del ITP o del IVA y AJD.
• Antes de la hipoteca: añade la provisión de notaría, registro y gestoría, y comprueba que el ahorro disponible cubre el importe.
• Después de la escritura: sustituye las estimaciones por las facturas definitivas y anota la fecha de escritura.

Para una operación de 245.000 €, puedes reservar inicialmente 19.600 € de ITP al 8%, 1.700 € de notaría, registro y gestoría, y después corregir cada cifra. Trabajar así permite conocer desde el principio una necesidad de fondos de 21.300 €, sin presentar la estimación como una liquidación definitiva.

Cómo evitar que el archivo se ensucie

• Duplica una copia de seguridad antes de añadir una nueva compraventa.
• Utiliza siempre el mismo formato para NIF, referencias catastrales y fechas.
• Revisa el Dashboard al recibir cada factura y no al final del trimestre.
• Guarda una versión cerrada cuando la escritura ya esté inscrita.

Una agencia con cinco operaciones abiertas puede acumular más de 100 importes entre impuestos, copias y facturas. En ese volumen, el Excel sigue siendo útil para presupuestar, pero conviene pasar a un software de gestión inmobiliaria cuando necesitas permisos por usuario, archivo documental, avisos de vencimiento o conciliación bancaria.

Mi postura es mantener esta plantilla para operaciones puntuales y pequeñas carteras. Si ya gestionas decenas de compraventas al mes, el problema no es calcular un total: es controlar versiones, responsables y documentos, y ahí un sistema especializado reduce más riesgos que otra hoja.