Control de Depósitos Excel – Plantilla Gratis (2026)
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Alquiler
Calendario de Vencimientos Excel - Plantilla Gratis
Controla fechas clave de contratos, prórrogas, fianzas y renovaciones con tres hojas para caseros y gestores.
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Esta plantilla es un calendario en Excel para seguir los vencimientos de contratos de arrendamiento: fecha de firma, fin de contrato, prórrogas, actualización de renta, revisión de fianza y avisos de renovación. Incluye las hojas Contratos, Resumen e Instrucciones para que tengas el control sin depender de papeles sueltos.
Te sirve si gestionas uno o varios pisos, si llevas el alquiler de tu propia vivienda o si administras una pequeña cartera. La idea es simple: ver qué vence, cuándo toca avisar y qué contrato te puede generar un problema si lo dejas pasar.
La hoja Contratos concentra la agenda completa; Resumen te enseña el estado por colores y vencimientos próximos; e Instrucciones explica cómo cargar los datos y usar las fechas. Es una plantilla pensada para trabajar con meses reales, no con teoría.
Principales ventajas de esta plantilla Excel
- Controlas de un vistazo los vencimientos de cada contrato y evitas dejar pasar una prórroga o una actualización de renta.
- Separas fecha de inicio, fin, aviso y renovación para no mezclar el contrato con la fecha del cobro.
- Ves qué alquiler entra en los próximos 30, 60 o 90 días y priorizas llamadas y burofaxes.
- La hoja de resumen te permite revisar una cartera de varios inmuebles sin abrir contrato por contrato.
- Te ayuda a coordinar fianza, prórrogas y revisión anual con la fecha real del contrato.
- Reduce errores típicos de gestión, como avisar tarde de una subida o perder el control de una renovación.
- Sirve tanto para un casero con 1 piso como para una agencia con varios arrendamientos activos.
Guía paso a paso
- Abre la hoja Contratos y rellena cada arrendamiento con su fecha de firma, vencimiento y aviso. Trabaja en DD/MM/AAAA para que el calendario sea legible y no se mezclen los plazos.
- Completa la renta mensual, el estado del contrato y las observaciones. Así puedes separar un alquiler activo de uno ya vencido o pendiente de renovación.
- Revisa la hoja Resumen para ver el número de contratos activos, los próximos vencimientos y los avisos por color. Es la vista rápida para decidir qué gestionar hoy.
- Usa Instrucciones como guía de carga y como recordatorio del criterio de uso. Te ahorra dudas cuando vuelves al archivo al cabo de unas semanas.
- Duplica la fila o actualiza las fechas al cerrar cada renovación. Si mantienes el mismo formato, el seguimiento no se ensucia con datos manuales distintos.
- Comprueba cada mes los contratos que entren en 60 o 90 días. Ese es el margen práctico para preparar renovación, notificación o sustitución del inquilino.
Funciones incluidas
Registro por contrato con datos clave de arrendamiento, fechas y observaciones.
Panel de Resumen para ver vencimientos próximos y situación general sin abrir toda la tabla.
Codificación por colores para identificar de forma visual los contratos que vencen antes.
Campos preparados para controlar fecha de firma, fin de contrato y fecha de aviso.
Formato de fecha en DD/MM/AAAA para trabajar con plazos reales y evitar confusiones.
Estructura simple de tres hojas: Contratos, Resumen e Instrucciones.
Diseño pensado para una cartera pequeña o mediana, sin fórmulas difíciles de mantener.
Cómo se usa un calendario de vencimientos en alquiler
Esta hoja la usa sobre todo el casero que tiene uno o dos pisos, el pequeño propietario con varias viviendas y el administrador de fincas que quiere anticiparse a cada fin de contrato. También le sirve a una agencia que gestiona captaciones y renovaciones, porque el problema real no es guardar contratos: es saber qué vence en las próximas semanas.
En un piso alquilado por 850 € al mes, dejar pasar una renovación puede significar perder 10.200 € de ingresos anuales si el contrato se queda parado por descontrol. Por eso el calendario no es un adorno: es la diferencia entre reaccionar con tiempo o enterarte tarde de que el contrato ya entró en su tramo crítico.
Quién lo abre y en qué momento
Lo normal es usarlo al firmar el contrato, al revisar una prórroga anual y al preparar la renovación de vivienda habitual según la LAU. Si gestionas varios inmuebles, el mejor momento para revisarlo es el mismo día que cobras la renta o que cierras la remesa bancaria.
Qué te evita en la práctica
Un dueño que controla 3 viviendas puede ver de golpe qué contrato vence en 30 días, cuál en 90 y cuál ya está renovado. Eso le ahorra llamadas de última hora, cartas improvisadas y el típico caos de buscar el PDF correcto entre correos y carpetas.
Por qué esta plantilla funciona
La estructura de la hoja Contratos deja cada alquiler con su fecha de inicio, fin, aviso y estado. La hoja Resumen convierte esa información en una vista rápida, útil cuando llevas una cartera pequeña y no quieres montar un software más pesado.
Qué plazos de la LAU y qué fechas conviene vigilar
En arrendamiento de vivienda, la LAU fija una duración mínima de 5 años si el arrendador es persona física y de 7 años si es persona jurídica, con prórrogas legales si no hay aviso en plazo. Esa diferencia importa mucho en Excel, porque una fecha mal calculada te puede hacer pensar que el contrato acaba cuando todavía sigue prorrogado.
La fianza obligatoria es de 1 mensualidad en vivienda y debe depositarse en el organismo autonómico correspondiente; en uso distinto, la fianza es de 2 mensualidades. Si además repercutes gastos o actualizas la renta, conviene dejar anotado el pacto por escrito para que el seguimiento del contrato no dependa de memoria.
Fechas que no debes mezclar
No es lo mismo la fecha de firma, la fecha de inicio efectivo, el vencimiento contractual y la fecha de aviso. Un contrato firmado el 15/03/2026 con entrada el 01/04/2026 no debe tratarse igual que otro firmado y empezado el mismo día, porque el aviso de renovación puede cambiar por semanas.
Ejemplo de control útil
Si tienes 24 vecinos en una comunidad y un presupuesto anual de 36.000 €, sabes que cualquier contrato de alquiler mal gestionado añade trabajo al administrador si ese piso entra y sale de la cartera. En un fichero de Excel, controlar las fechas te permite cruzar vencimientos con visitas, cambios de inquilino y preparación documental antes de que caduque el contrato.
Mi criterio práctico
Para arrendamientos de vivienda habitual, yo prefiero marcar avisos 90, 60 y 30 días antes del vencimiento. Es más fácil corregir un aviso temprano que pelearte luego con una renovación apurada o con una prórroga que ya se ha dado por hecha.
Los fallos que hacen perder el control del contrato
El error más caro es dejar la fecha de fin en una nota del móvil y no en una hoja estructurada. Cuando tienes 6 contratos y uno vence en pleno verano, basta perder un aviso para que se te escape la renovación o para que el inquilino te pida una respuesta que no tienes preparada.
Otro fallo típico es no distinguir entre contrato de vivienda y uso distinto. En vivienda la fianza es de 1 mensualidad; en local son 2, y si lo apuntas mal puedes acabar cuadrando mal el expediente y la documentación de depósito.
Lo que cuesta un descuido
Olvidar una fecha de aviso puede costarte semanas de renta sin renegociar a tiempo. Si el alquiler es de 850 € al mes, un retraso de 2 meses en reaccionar son 1.700 € que ya no gestionas con margen, sino con urgencia.
Errores de gestión que se repiten
También se ve mucho el contrato sin estado actualizado, con fechas antiguas y sin saber si está vigente, prorrogado o renovado. Eso genera llamadas innecesarias, duplicidad de archivos y el clásico problema de que nadie sabe cuál es la versión buena del documento.
Qué postura técnica merece la pena
Si gestionas alquileres de forma recurrente, es mejor tener una plantilla sencilla y usarla cada mes que montar sistemas complejos y abandonarlos. El Excel bien alimentado con fechas reales rinde más que una carpeta llena de contratos que nadie revisa hasta que ya ha vencido todo.
Cómo convertir la plantilla en tu rutina mensual
La mejor forma de usar esta plantilla es vincularla a una fecha fija: el día de cobro de la renta o el primer día del mes. Si revisas los vencimientos siempre el mismo día, reduces mucho el riesgo de dejar contratos olvidados en mitad de la cartera.
El truco práctico es duplicar la información de mes a mes y revisar solo lo que cambia: vencimientos, renovaciones y avisos. Con 10 contratos activos, eso te lleva pocos minutos si la hoja está limpia; con datos sueltos, puedes perder media hora solo en localizar cada archivo.
Atajos que sí ahorran tiempo
- Duplica la fila del contrato y actualiza solo las fechas que cambian.
- Usa validación de datos para que el estado del arrendamiento no se escriba de mil maneras distintas.
- Apóyate en el formato condicional para que los vencimientos próximos se vean antes que el resto.
Cuándo se queda pequeña
Si gestionas muchas viviendas, varios arrendadores o incidencias con fianzas, quizá te quedes corto con Excel y necesites un programa de gestión. Pero mientras lleves una cartera pequeña o media, una plantilla bien ordenada te da el control suficiente sin complicarte con software innecesario.
Mi recomendación
Yo la usaría como tablero de seguimiento, no como archivo muerto. Si cada mes revisas los 30, 60 y 90 días, el calendario se convierte en una rutina real y no en otro Excel que se abrió una vez y se abandonó.