Cuotas de garaje y trastero en comunidad Excel
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Comunidades de Propietarios
Presupuesto de obras Excel - Plantilla Gratis
Plantilla Excel para presupuestar obras de rehabilitación, calcular IVA y controlar partidas, contratistas, plazos y costes de una comunidad.
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Esta plantilla Excel sirve para preparar y controlar el presupuesto de obras de rehabilitación de un edificio. Incluye una hoja para partidas, contratistas, superficies, precios unitarios, IVA, totales, estado y fechas, además de un resumen económico y unas instrucciones de uso.
Está pensada para una comunidad de propietarios, un administrador de fincas o una agencia que necesite comparar ofertas y llevar la obra de principio a fin. La primera imagen corresponde a Presupuesto Obras, la segunda a Resumen y la tercera a Instrucciones.
El ejemplo está configurado para la Comunidad de Propietarios de Calle Mayor 12, en Madrid, con fecha de presupuesto 21/07/2026 y referencia catastral visible en la cabecera. Puedes sustituir esos datos por los de tu edificio y conservar la estructura de cálculo.
Principales ventajas de esta plantilla Excel
- Desglosa cada actuación por categoría, desde fachada hasta cubierta, instalaciones o accesibilidad, sin mezclar presupuestos de contratistas.
- Calcula el importe base a partir de la superficie afectada y del precio unitario en €/m², evitando hacer cuentas partidas en una calculadora.
- Muestra por separado la base imponible, el IVA y el total con IVA para saber cuánto debe aprobar realmente la junta.
- Permite identificar al contratista mediante su nombre y NIF/CIF, un dato útil para revisar ofertas, facturas y documentación.
- Controla el estado de cada partida y la fecha prevista de fin, de modo que puedes detectar trabajos pendientes o retrasados.
- Facilita la revisión del coste total de la rehabilitación desde la hoja Resumen, sin tener que sumar manualmente todas las líneas.
- Sirve como soporte para preparar la junta de propietarios, comparar el presupuesto aprobado con las ofertas y organizar una posible derrama.
Guía paso a paso
- Abre la hoja Presupuesto Obras y sustituye el nombre del edificio, la dirección, la referencia catastral y la fecha del presupuesto que aparecen en la cabecera.
- Introduce una línea por cada actuación: número de partida, categoría y descripción concreta, por ejemplo reparación de fachada principal o sustitución de bajantes.
- Escribe el contratista y su NIF/CIF. Si comparas tres ofertas, utiliza partidas equivalentes para que el precio unitario sea realmente comparable.
- Indica la superficie afectada en m² y el precio unitario. La hoja utiliza ambos datos para obtener el importe base de cada trabajo.
- Revisa el porcentaje de IVA aplicable a cada partida y comprueba el IVA calculado antes de presentar el presupuesto a la junta.
- Actualiza el estado y la fecha prevista de fin cuando se adjudique o ejecute cada trabajo. Así el presupuesto también funciona como control básico de la obra.
- Consulta Resumen para revisar los importes agregados y utiliza Instrucciones cuando necesites confirmar qué dato debe introducirse en cada columna.
Funciones incluidas
Cabecera identificativa con el edificio, la comunidad, la referencia catastral y la fecha del presupuesto.
Tabla estructurada con 13 campos: partida, categoría, descripción, contratista, NIF/CIF, superficie, precio unitario, base, IVA, total, estado y fecha prevista.
Formato monetario en euros para precio unitario, importe base, IVA y total con IVA, con dos decimales.
Campo de superficie afectada en m² para valorar trabajos de fachada, cubierta, aislamiento, pintura o pavimentos.
Desglose visible entre importe base, porcentaje de IVA, cuota de IVA y total final de cada partida.
Seguimiento del estado de ejecución y de la fecha prevista de finalización por actuación.
Hoja Resumen para consultar de forma concentrada el resultado económico del presupuesto y hoja Instrucciones para entender el circuito de uso.
Quién necesita controlar una rehabilitación con una hoja Excel
El momento habitual para abrir un presupuesto de obras de rehabilitación es antes de convocar la junta que debe aprobar la actuación. El presidente de una comunidad reúne dos o tres ofertas, el administrador de fincas comprueba que las partidas sean comparables y ambos necesitan presentar una cifra entendible, no una carpeta de facturas inconexas.
Una comunidad que prepara la junta
Imagina un edificio de 24 vecinos con un presupuesto anual ordinario de 36.000 €. Si la reparación de fachada asciende a 35.910 € con impuestos, la comunidad debe explicar si se pagará con tesorería, con una derrama de 1.496,25 € por vivienda si todos los coeficientes fueran iguales, o mediante cuotas distintas según la participación.
En la hoja Presupuesto Obras (imagen 1), cada línea separa la categoría, la descripción, la superficie y el precio por m². Para una fachada de 420 m² a 85,50 €/m², el importe base sería 35.910,00 € antes de añadir el IVA que corresponda.
El administrador y el pequeño propietario
Un administrador de fincas puede usar el mismo formato para documentar una reparación de cubierta, la sustitución del portero automático y una mejora de accesibilidad sin perder el contratista asignado a cada trabajo. El presidente, por su parte, tiene una lectura rápida del estado y de la fecha prevista de fin.
También resulta útil para una agencia inmobiliaria que gestiona un edificio con obras pendientes o para un propietario que compra un piso y quiere conocer qué derramas se han aprobado. Una rehabilitación de 180.000 € no se interpreta igual si faltan 20.000 € por contratar o si ya se han pagado 150.000 €.
Cuándo actualizar los datos
Introduce las ofertas antes de la junta, revisa el IVA al adjudicar la obra y actualiza el estado cada vez que el contratista certifique un avance. La hoja Resumen (imagen 2) concentra la lectura económica y la hoja Instrucciones (imagen 3) sirve como guía para quien no ha preparado antes un presupuesto de comunidad.
Reglas de la comunidad y del IVA que debes aplicar al presupuesto
El Excel ordena los importes, pero no sustituye los acuerdos exigidos por la Ley de Propiedad Horizontal (LPH). La junta debe aprobar la obra y su financiación con la mayoría que corresponda: una reparación necesaria de conservación no se trata igual que una mejora voluntaria, una instalación de ascensor o una actuación de accesibilidad.
Acuerdo, cuotas y fondo de reserva
La LPH exige que la comunidad mantenga un fondo de reserva mínimo del 10% de su último presupuesto ordinario. Sobre un presupuesto anual de 36.000 €, la referencia mínima sería 3.600 €. No debes presentar todo el saldo disponible como dinero libre para la rehabilitación sin comprobar primero ese mínimo y los pagos ordinarios comprometidos.
La derrama se reparte normalmente conforme a la cuota de participación, salvo que exista un acuerdo o título constitutivo aplicable. Por eso, el cálculo simple de 35.910,00 € entre 24 viviendas solo sirve como ejemplo; si un piso tiene un coeficiente del 6,25%, su parte sería 2.244,38 €, no necesariamente 1.496,25 €.
El porcentaje de IVA no se elige por costumbre
En una obra de rehabilitación puede resultar aplicable el IVA reducido del 10% cuando se cumplen los requisitos legales, entre ellos la condición del destinatario y las características de la obra. Si no se cumplen, el tipo general es el 21%. En el ejemplo, una base de 35.910,00 € produciría 3.591,00 € de IVA al 10% y un total de 39.501,00 €; al 21%, el IVA sería 7.541,10 € y el total 43.451,10 €.
La factura debe identificar correctamente al contratista y su NIF o CIF, la descripción de los trabajos y el tipo aplicado. No confundas una reparación de elementos comunes con una obra nueva ni copies el porcentaje de una oferta anterior sin revisar sus condiciones fiscales.
Documentación previa
Para una rehabilitación relevante, conserva el acta de la junta, el presupuesto aprobado, el contrato, las certificaciones y las facturas. Si la actuación afecta a la eficiencia del edificio, revisa también el certificado energético, la ITE o IEE exigible y la licencia o comunicación urbanística que corresponda.
Dónde se descuadra el coste real de una obra de comunidad
El problema más caro no suele estar en una suma mal hecha, sino en aprobar una cifra que no contiene todo el alcance de la obra. He visto presupuestos de fachada con 420 m² de superficie, pero sin medios auxiliares, retirada de escombros, dirección facultativa o reparación de soportes deteriorados. El precio inicial parecía 35.910,00 € y acabó aumentando un 18%, hasta 42.373,80 €.
Partidas incompletas y cambios durante la ejecución
Una descripción como reparación de fachada es insuficiente para comparar ofertas. Debes distinguir limpieza, saneado, sustitución de piezas, andamio, protección de huecos y acabado. Si un contratista incluye 85,50 €/m² y otro solo 62,00 €/m², la diferencia de 9.870,00 € sobre 420 m² puede ser una exclusión y no un ahorro real.
Otro fallo es aceptar una partida global sin superficie ni precio unitario. Con la estructura de la imagen 1 puedes detectar que una oferta de 12.000 € para cubierta corresponde a 200 m² a 60,00 €/m², mientras otra de 14.500 € corresponde a 250 m² a 58,00 €/m². Sin normalizar los metros, la junta puede elegir la cifra menor y contratar menos trabajo.
IVA incorrecto y facturas que no cuadran
Aplicar el 10% automáticamente a toda rehabilitación puede generar una diferencia importante. Sobre una base de 100.000 €, el salto entre el 10% y el 21% es de 11.000 € de IVA. Si el presupuesto aprobado no contempla esa diferencia, la comunidad tendrá que cubrirla con tesorería o aprobar una derrama adicional.
También se descuadra el control cuando el contratista factura certificaciones parciales sin indicar a qué partida pertenecen. Una obra de 80.000 € con tres certificaciones de 30.000 €, 25.000 € y 25.000 € está cerrada; si aparecen facturas por 30.000 €, 25.000 € y 28.000 €, hay 3.000 € de exceso que debes identificar antes de pagar.
Acuerdos y documentación que llegan tarde
Ejecutar una mejora sin la mayoría exigible en la LPH puede provocar impugnaciones y retrasos, aunque el presupuesto esté bien calculado. Y pagar una derrama sin acta, contrato o factura dificulta reclamar defectos, retenciones o incumplimientos del plazo de fin.
Cómo convertir el presupuesto de rehabilitación en una rutina
La hoja funciona mejor si la conviertes en el documento de seguimiento de la obra, no en un archivo que se abre una sola vez antes de la junta. Fija una revisión mensual, por ejemplo el día 5, justo después de comprobar la cuenta bancaria de la comunidad y antes de autorizar nuevas transferencias al contratista.
Un cierre mensual de diez minutos
Empieza comparando el total contratado con las facturas recibidas y después revisa cada estado y fecha prevista de fin. En una rehabilitación de 120.000 € con cuatro contratistas, una desviación del 5% representa 6.000 €: detectarla en el segundo mes permite pedir una explicación, mientras que descubrirla al final deja poco margen de negociación.
- Duplica una copia del archivo antes de cada junta y nómbrala con la fecha, como presupuesto_31-07-2026.
- Usa listas de validación para mantener uniformes los estados, por ejemplo pendiente, contratado, en ejecución y terminado.
- Introduce siempre las superficies en m² y los precios sin IVA con dos decimales; no escribas importes totales en la columna del precio unitario.
- Aplica formato condicional para resaltar partidas cuya fecha prevista ya ha vencido o cuyo estado siga pendiente.
Cómo preparar la reunión
Antes de la junta, imprime o comparte la hoja Resumen (imagen 2) y conserva el detalle de Presupuesto Obras (imagen 1) para responder a preguntas. Si una partida cambia de 18.500 € a 21.000 €, registra el nuevo importe y deja constancia del acuerdo en el acta, en lugar de sobrescribirlo sin explicación.
Cuándo dejar atrás el Excel
Para un edificio con 10 partidas y una junta al trimestre, esta plantilla suele ser suficiente. Si administras 30 comunidades, manejas más de 100 facturas mensuales, necesitas controlar certificaciones, vencimientos, proveedores y reclamaciones de morosos, el Excel empieza a quedarse corto y conviene pasar a un software de gestión inmobiliaria con permisos, historial y copias automáticas.