Calendario de Vencimientos Excel – Plantilla Gratis (2026)
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Alquiler
Liquidación Fianza Excel - Plantilla Gratis
Plantilla para cerrar la fianza al final del alquiler con deducciones, devoluciones y estado de cada contrato.
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Esta plantilla sirve para calcular y dejar cerrada la liquidación de la fianza al terminar un arrendamiento. Incluye una hoja de Liquidaciones, un Resumen, un Catálogo de conceptos y una hoja de Instrucciones para registrar importes, deducciones y el saldo final que devuelves al inquilino.
Te permite trabajar con datos reales del contrato: renta mensual, fianza entregada, días pendientes, impagos, suministros, daños, limpieza y gastos de comunidad. Así ves en una sola tabla si la devolución sale a favor del arrendatario o si todavía queda importe por descontar.
La hoja principal está pensada para quien termina un alquiler en España y necesita ordenar el cierre sin perder dinero ni dejar partidas sin justificar. Si manejas varios pisos, esta plantilla te ayuda a comparar liquidaciones de forma homogénea y con un criterio claro.
Principales ventajas de esta plantilla Excel
- Calcula la liquidación final con una sola tabla y evita hacerlo a mano en cada contrato.
- Separa fianza entregada, deducciones y saldo a devolver para que no mezcles importes.
- Te permite controlar impagos, daños, limpieza y suministros pendientes en una misma hoja.
- Incluye un Resumen para ver de un vistazo cuántas liquidaciones están cerradas o pendientes.
- Usa un Catálogo de conceptos para mantener nombres homogéneos en todas las liquidaciones.
- Facilita explicar al inquilino por qué se retienen 120 €, 250 € o 600 € de la fianza con datos claros.
- Ayuda a documentar mejor el cierre del alquiler si luego tienes que justificarlo ante Hacienda o en una reclamación.
Guía paso a paso
- Abre la hoja Liquidaciones y completa los datos del contrato que termina: arrendatario, inmueble, referencia catastral, renta y fecha fin.
- Introduce la fianza entregada y rellena cada deducción: impagos, suministros pendientes, daños, limpieza y gastos de comunidad.
- Revisa el total de deducciones y la base a devolver para comprobar si el saldo final es positivo o si aún queda importe por ajustar.
- Marca el estado de la liquidación cuando esté pendiente, revisada o cerrada, y añade observaciones si hay incidencias.
- Consulta la hoja Resumen para ver el volumen total liquidado y detectar contratos abiertos o importes pendientes.
- Usa Catálogo de conceptos para mantener las mismas partidas en todas las liquidaciones y evitar diferencias de criterio.
- Lee la hoja Instrucciones si vas a delegar la gestión a otra persona o quieres dejar un proceso repetible cada vez que termina un alquiler.
Funciones incluidas
Tabla principal con columnas específicas para fecha fin de contrato, NIF/NIE, inmueble y ref. catastral.
Campos para fianza entregada, impagos, suministros pendientes, daños, limpieza y gastos de comunidad.
Cálculo del total de deducciones, la base a devolver y la liquidación final.
Estado de cada expediente para distinguir entre pendiente, revisado y cerrado.
Hoja de Resumen para consolidar varias liquidaciones de arrendamiento.
Hoja de Catálogo de conceptos para normalizar los importes y conceptos que sueles descontar.
Hoja de Instrucciones con el uso básico de la plantilla y su lógica de trabajo.
Cómo usar una plantilla Excel para cerrar la fianza del alquiler
Esta plantilla la usa sobre todo el casero que termina un contrato de vivienda, el pequeño propietario con dos o tres pisos y la agencia que gestiona devoluciones al cierre. También le viene bien al administrador de fincas cuando tiene que preparar una liquidación ordenada con conceptos que luego se discuten en una llamada de 10 minutos.
La hoja Liquidaciones concentra lo importante: arrendatario, NIF/NIE, inmueble, dirección, referencia catastral, renta mensual, fianza entregada y todas las deducciones. Si un piso se alquilaba por 850 € al mes y retienes 180 € por limpieza y 220 € por daños, el saldo a devolver ya queda claro sin rehacer cuentas en WhatsApp o en una libreta.
La hoja principal y el resumen
La estructura de la hoja principal está pensada para que cada contrato tenga una línea, no una conversación dispersa. El Resumen sirve para ver cuántas liquidaciones están pendientes y cuánto dinero has devuelto en total, algo útil si gestionas 12 cierres al año y quieres controlar el flujo de caja.
Cuándo se usa de verdad
La necesidad aparece al final del contrato, cuando hay que comparar fianza, recibos y estado del piso. También es útil cuando haces la revisión previa a la devolución: si faltan 75 € de suministros y 140 € de pintura por un desperfecto, lo dejas anotado y la decisión sale de la hoja, no de memoria.
Un ejemplo realista
En una vivienda con renta de 850 €, una fianza de 850 € y una limpieza de 90 €, la liquidación evita discusiones sobre si devolver 760 € o 850 €. Si además añades una observación con la fecha y el motivo, dejas trazabilidad suficiente para cerrar el expediente con orden.
Qué dice la LAU sobre la fianza y su devolución
La LAU obliga a exigir una fianza de 1 mensualidad en el arrendamiento de vivienda y de 2 mensualidades en uso distinto de vivienda. Esa fianza debe depositarse en el organismo autonómico correspondiente, no guardarse en una cuenta de uso libre como si fuera dinero propio.
Cuando termina el contrato, el arrendador debe revisar si hay importes pendientes de justificar: rentas impagadas, suministros, daños o limpieza extraordinaria. Si el alquiler era de 850 € al mes y quedan 130 € de luz, 60 € de agua y 240 € de reparación, la liquidación se entiende mejor cuando cada concepto está separado.
Lo que puedes descontar y lo que conviene dejar trazado
En la práctica, la fianza sirve para cubrir obligaciones pendientes, no para improvisar descuentos generales. Mi postura es clara: si el gasto no está documentado con factura, recibo o lectura final, no lo mezcles con la devolución; una liquidación limpia evita conflictos y una reclamación posterior.
Relación con Hacienda y el alquiler
Si el arrendamiento ha generado rendimientos del capital inmobiliario en el IRPF, la fianza no sustituye la contabilidad del alquiler ni la declaración del modelo 100. Pero sí ayuda a cuadrar lo que realmente has cobrado y lo que devuelves, sobre todo si hay un cierre en junio y quieres dejar los movimientos claros antes de presentar números.
Un criterio práctico
Para un propietario con varios pisos, lo más sencillo es usar siempre la misma hoja con las mismas partidas. Así evitas que una devolución se cierre con 95 € de diferencia solo porque un mes anotaste la limpieza como gasto y otro mes como observación.
Los fallos en la fianza que acaban en discusión y dinero perdido
El error más caro es no dejar por escrito las deducciones y entregar una devolución incompleta sin soporte. Si retienes 300 € por pintura, 120 € por limpieza y 80 € por una avería menor, pero no lo reflejas en una liquidación, el conflicto se convierte en una conversación de varios días y, a veces, en una reclamación formal.
Otro fallo habitual es confundir desperfecto con uso normal. Una pared con rozaduras leves no justifica lo mismo que una puerta rota, y si cargas 450 € de reparación sin foto, factura o parte, te expones a devolver la fianza entera y asumir además el coste del arreglo.
Cuando no cuadran los suministros
Los recibos pendientes son una fuente clásica de descuadre. Si el último trimestre de agua y luz suma 95 € y no lo apuntas antes de devolver la fianza, ese dinero sale de tu bolsillo; en una cartera de 6 viviendas, el despiste ya te puede costar más de 500 € al año.
La mezcla peligrosa entre criterio y costumbre
También se falla mucho al aplicar descuentos por costumbre, sin revisar si realmente corresponden al contrato. Mi posición es sencilla: una fianza de 850 € no debe usarse como cajón de sastre; si haces una retención de 200 € por una limpieza ordinaria que no puedes acreditar, lo normal es que el inquilino te la discuta.
Lo que más duele al final
La peor consecuencia no siempre es el dinero, sino el tiempo. Preparar una segunda liquidación, responder a un requerimiento y rehacer cálculos por un error de 70 € puede comerse una tarde entera, y eso en una agencia con 15 cierres al mes se nota mucho.
Cómo convertir la liquidación en una rutina que no se te escape
La mejor forma de usar esta plantilla es ligar cada liquidación al mismo momento del cierre del contrato. Si el alquiler termina el día 30, revisa la hoja el día 31 o el primer día hábil siguiente, igual que haces con la lectura de contadores o con la devolución de llaves.
Cuando trabajas con varios pisos, duplica la hoja del caso anterior y cambia solo los datos del nuevo contrato. Eso ahorra tiempo y evita errores de copia: si tenías una fianza de 850 € y ahora son 900 €, el cambio queda localizado y no arrastras cifras viejas.
Atajos que sí funcionan
- Usa validación de datos para que el estado solo sea pendiente, revisada o cerrada.
- Aplica formato condicional para marcar en rojo las liquidaciones con saldo a devolver negativo.
- Duplica el registro anterior en lugar de empezar desde cero cada vez.
- Revisa el Resumen una vez al mes si gestionas más de 5 contratos de salida.
Cuándo se te queda pequeña la hoja
Si manejas una cartera con decenas de pisos, muchas devoluciones simultáneas y varios usuarios editando a la vez, Excel empieza a quedarse corto. En ese punto compensa pasar a un software de gestión inmobiliaria, pero mientras tengas un flujo de liquidaciones moderado, esta plantilla te da más control que trabajar con correos sueltos y notas dispersas.