Tarifas temporada Excel – Plantilla Gratis (2026)
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Alquiler
Checklist check-in y check-out Excel - Plantilla Gratis
Controla reservas, entradas, salidas, inventario, daños, fianzas, ingresos y costes de tu alquiler vacacional con tres hojas Excel.
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Esta plantilla Excel sirve para controlar cada entrada y salida de un alquiler vacacional desde una sola fila por reserva. Incluye datos del huésped, fechas, fianza, documentación, limpieza, inventario, llaves, incidencias, daños, reparaciones y devolución de la fianza, con estados y porcentajes calculados automáticamente.
La hoja Operaciones permite gestionar hasta la fila 104 preparada para reservas, con filtros desde el encabezado y las celdas amarillas destinadas a la introducción de datos. La imagen 1 muestra las columnas operativas; las columnas grises calculan el resultado del check-in, el check-out, el porcentaje completado y la fianza a devolver.
La hoja Resumen reúne reservas, ingresos, fianzas pendientes, costes de limpieza y reparaciones por inmueble. La imagen 2 muestra sus indicadores y gráficos; la hoja Instrucciones, visible en la imagen 3, explica el orden de trabajo y las comprobaciones que no debes dejar para el último momento.
Principales ventajas de esta plantilla Excel
- Registra en una sola fila el ID de reserva, huésped, teléfono, inmueble, fechas, horarios, número de personas e importe.
- Marca 7 comprobaciones de entrada y 2 de salida con las opciones Sí, No o N/A mediante listas desplegables.
- Calcula automáticamente el estado del check-in y del check-out, diferenciando entre Completado, En curso, Pendiente e Incidencia.
- Obtén el porcentaje de checklist completado para saber rápidamente qué reservas requieren una revisión.
- Calcula la fianza a devolver restando limpieza extraordinaria y reparaciones, sin permitir un resultado inferior a 0 €.
- Consulta en el Resumen el total facturado, las fianzas pendientes y los costes acumulados de limpieza y reparaciones.
- Compara hasta 10 inmuebles preparados en el Resumen por reservas, ingresos, responsable, tarifa de limpieza y costes.
Guía paso a paso
- Abre la hoja Instrucciones y revisa los nueve pasos operativos antes de introducir reservas.
- En Operaciones, crea una fila por cada reserva confirmada y completa las celdas amarillas: ID, estado, huésped, inmueble, fechas, importes y fianza.
- Selecciona el estado de la reserva y responde con Sí, No o N/A a la documentación, el parte de viajeros, la limpieza, el inventario, las llaves y las normas de la vivienda.
- Antes de la llegada, comprueba la documentación de los huéspedes, el parte de viajeros, la limpieza final y el inventario de entrada. Añade cualquier incidencia en su columna.
- Después de la salida, marca el inventario de check-out y los daños detectados. Introduce por separado la limpieza extraordinaria y las reparaciones en euros.
- Revisa la fianza calculada, añade la fecha de devolución y conserva las observaciones y fotografías justificativas fuera o junto a tu expediente documental.
- Consulta Resumen para revisar los indicadores generales, los gráficos de estados y los ingresos y costes por inmueble.
Funciones incluidas
Campos de identificación de reserva, huésped, NIF o pasaporte, teléfono, inmueble, dirección y referencia catastral.
Control de fecha y hora prevista de entrada y salida, número de huéspedes, importe de reserva y fianza.
Listas desplegables para el estado de la reserva, la fianza cobrada y las tareas de entrada y salida.
Cálculo automático del importe de fianza a devolver mediante la fianza cobrada menos limpieza extraordinaria y reparaciones.
Estados automáticos del check-in y del check-out según las respuestas introducidas en las tareas.
Resumen con 12 indicadores, desglose por estado, seguimiento por inmueble y tres gráficos operativos.
Hoja de instrucciones con referencias a Operaciones, Resumen y las obligaciones documentales y normativas que debes revisar.
Quién usa esta checklist durante la temporada de alquiler vacacional
Un propietario con un apartamento turístico suele necesitar esta hoja en tres momentos: al confirmar la reserva, unas horas antes de la llegada y justo después de la salida. Con cinco reservas mensuales, son 60 expedientes al año; dejar el inventario o la fianza en mensajes dispersos multiplica las posibilidades de olvidar una tarea.
El trabajo del propietario y del gestor
El casero que gestiona una vivienda en Madrid puede anotar una reserva de 780 € para dos huéspedes, con entrada el 16/04/2026 a las 16:00 y salida el 20/04/2026 a las 11:00. En Operaciones marcará documentación, parte de viajeros, limpieza, inventario, contador, llaves y normas, y después dejará constancia del inventario de salida.
Si administras tres pisos, la ventaja está en que cada inmueble conserva dirección, referencia catastral, responsable y tarifa de limpieza. En el ejemplo de la plantilla aparecen tarifas de 45 €, 55 € y 42 € para distintos alojamientos; esos importes alimentan el seguimiento del Resumen, no una tarifa calculada automáticamente por cada reserva.
Cuándo conviene actualizar cada campo
La documentación y el parte de viajeros se revisan antes del check-in. La limpieza y las llaves se confirman el mismo día de entrada, mientras que daños, reparaciones y limpieza extraordinaria se anotan al inspeccionar la vivienda después del check-out.
Una agencia inmobiliaria o una empresa de gestión puede usar el porcentaje de checklist como semáforo operativo: si una reserva queda al 80 %, no está lista para archivarse. Mi postura es clara: para una cartera pequeña, esta fila única es más práctica que mantener un documento distinto por cada huésped; cuando superas decenas de entradas semanales, necesitarás automatización adicional.
Qué debes controlar en un alquiler vacacional en España
El alquiler vacacional no se gestiona igual que un contrato de vivienda habitual sujeto a la Ley de Arrendamientos Urbanos (LAU). La regulación turística, el registro de viajeros, la licencia o inscripción autonómica y las obligaciones de cada comunidad autónoma deben revisarse para el inmueble concreto. La hoja sirve como control operativo, pero no sustituye esos requisitos.
Identificación y registro de viajeros
En Operaciones tienes campos para nombre, NIF o pasaporte y teléfono, además del campo de parte de viajeros enviado. La identificación debe realizarse conforme a la normativa vigente y tratarse bajo el Reglamento General de Protección de Datos: no conviene guardar más información de la necesaria ni enviar documentos de huéspedes por canales inseguros.
El Ministerio del Interior exige comunicar los datos de hospedaje mediante el sistema habilitado para ello. La plantilla marca si el parte se ha enviado, pero no transmite datos ni acredita por sí sola el cumplimiento del trámite.
Fianza, contrato y documentación del inmueble
La fianza de un alquiler vacacional debe seguir lo pactado y la normativa turística o civil aplicable. No debes aplicar automáticamente la regla de una mensualidad de la LAU para vivienda habitual: aquí el importe puede ser 300 € o 400 €, como muestran los ejemplos de la plantilla, siempre que esté informado y documentado.
Si retienes 80 € de una fianza de 300 € por 50 € de limpieza extraordinaria y 30 € de reparación, la devolución será de 220 €. Guarda fotografías, facturas o presupuestos que expliquen la deducción. También debes mantener vigente el certificado energético cuando sea exigible, la licencia o inscripción turística, la referencia catastral y cualquier cédula de habitabilidad requerida.
Los ingresos del alquiler vacacional se reflejan en el IRPF como actividad económica o rendimiento del capital inmobiliario según la organización y los servicios prestados; si actúas mediante una SL, tributarás en el Impuesto sobre Sociedades. La plantilla registra importes y costes, pero no calcula impuestos ni modelos fiscales.
Dónde se descuadran las fianzas y las salidas del alojamiento
El fallo más caro suele aparecer cuando se devuelve la fianza sin comparar el inventario de entrada con el de salida. Si un huésped dejó una fianza de 400 € y después descubres 120 € de reparación y 55 € de limpieza extraordinaria, devolver 400 € por falta de pruebas te cuesta 175 € antes de contar el tiempo de gestión.
El daño que nadie anotó al entregar las llaves
Marcar Inventario check-in realizado como No deja una zona gris: no sabes si la mancha, el mando perdido o el golpe en una puerta ya existían. La columna de observaciones debe explicar el hecho y las columnas de daños, limpieza y reparaciones deben contener importes separados. Una fotografía con fecha y un presupuesto de 90 € valen más que una nota genérica como vivienda revisada.
Otro descuadre frecuente es confundir la tarifa de limpieza estándar con una limpieza extraordinaria. En el Resumen, la tarifa estándar aparece por inmueble, mientras que Operaciones registra el coste extraordinario. Si imputas los 45 € estándar como reparación, inflas el coste de la reserva y falseas la comparación entre apartamentos.
Cuando el check-in figura completado y no lo está
El estado automático de entrada solo considera completas las siete respuestas de Q a W cuando están marcadas como Sí o N/A y no existe ningún No. Por eso, una reserva puede tener la documentación correcta pero quedar En curso si aún no has confirmado las llaves o las normas.
En la salida, un No en inventario o daños genera Incidencia. No borres la fila para limpiar el Resumen: corregir el dato conserva el historial operativo. También evita introducir importes con texto, como 120 euros; usa 120,00 €, porque las sumas del Resumen se basan en valores numéricos.
La devolución tardía de la fianza es otro problema habitual. Si el contrato fija un plazo concreto, anota la fecha real en AD y deja una observación cuando exista una retención pendiente. La plantilla calcula el importe, pero la justificación documental y el cumplimiento del plazo siguen siendo responsabilidad del arrendador.
Cómo convertir la hoja en una rutina entre reservas
La plantilla funciona mejor si la vinculas a dos momentos fijos: la preparación de la vivienda y la inspección posterior a la salida. Para un apartamento con entradas a las 16:00 y salidas a las 11:00, reserva 15 minutos antes de cada llegada para revisar Operaciones y otros 15 minutos después de la limpieza para cerrar el expediente.
Un cierre sencillo para cada reserva
- El día anterior, confirma fechas, número de huéspedes, teléfono, fianza y hora prevista.
- Al entregar las llaves, marca documentación, parte de viajeros, inventario, contador, llaves y normas.
- Después de limpiar, compara fotografías con el inventario y registra daños o consumos extraordinarios.
- Antes de devolver la fianza, comprueba que la suma de deducciones está respaldada por una factura, presupuesto o anotación verificable.
Las listas desplegables de Operaciones evitan variantes como si, Sí y realizado. Mantén las respuestas en Sí, No o N/A; si una tarea no aplica, N/A cuenta como revisada, mientras que una celda vacía mantiene el checklist incompleto. Esta disciplina es más útil que colorear manualmente cada reserva.
Cuándo dejar atrás el archivo
Una cartera de uno a cinco alojamientos puede trabajar con esta estructura y revisar el Resumen cada semana. Si gestionas 20 viviendas con varias entradas diarias, mensajes automáticos, cerraduras inteligentes, facturación y equipos de limpieza, Excel empezará a exigir demasiadas actualizaciones manuales.
Mi recomendación es conservar este archivo como control de respaldo mientras pruebas un software de gestión. No lo conviertas en una base de datos de documentos personales: guarda solo la referencia operativa necesaria y limita el acceso. Una revisión semanal de reservas, fianzas pendientes, incidencias y costes evita que el resumen se convierta en una fotografía atrasada.