Gestión reservas Excel – Plantilla Gratis (2026)
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Gestión de Inmuebles
Embudo de leads Excel - Plantilla Gratis
Gestiona hasta 100 leads inmobiliarios, estados, probabilidades, seguimiento, canales y valor del pipeline con esta plantilla Excel.
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Esta plantilla Excel para el embudo de leads inmobiliarios registra hasta 100 oportunidades comerciales y muestra su estado, probabilidad, valor ponderado y seguimiento pendiente. Incluye las hojas Leads, Resumen e Instrucciones, con campos para clientes, inmuebles, canales, agentes, acciones y fechas.
La hoja Leads (imagen 1) concentra la información operativa: desde el NIF y el teléfono hasta el presupuesto máximo, el importe estimado y la próxima acción. La hoja Resumen (imagen 2) convierte esos registros en indicadores, tablas de estados y tres gráficos; Instrucciones (imagen 3) explica qué introducir y qué fórmulas no debes borrar.
Principales ventajas de esta plantilla Excel
- Controla hasta 100 registros operativos en una tabla con filtros y encabezados congelados.
- Clasifica cada oportunidad desde Nuevo hasta Ganado o Perdido mediante listas desplegables.
- Calcula automáticamente la probabilidad asociada a cada etapa del embudo.
- Obtén el valor ponderado del pipeline multiplicando el importe estimado por su probabilidad.
- Detecta leads sin contacto durante más de 7 días con la alerta REVISAR.
- Compara Web, Idealista, Fotocasa, Referido, Redes sociales y Oficina como canales de origen.
- Consulta el rendimiento por estado y agente en el resumen comercial.
Guía paso a paso
- Abre la hoja Leads y crea un ID único, por ejemplo L-2026-001, para cada oportunidad.
- Introduce la fecha de entrada, los datos del contacto y el inmueble de interés, incluida la referencia catastral cuando la conozcas.
- Registra el tipo de operación, el presupuesto máximo y el importe estimado de la compraventa, alquiler, venta o captación.
- Selecciona el canal de origen, el agente responsable y el estado actual del embudo en las listas desplegables.
- Anota la próxima acción, su fecha y la fecha del último contacto. Las columnas calculadas completarán los días sin contacto, la probabilidad y el valor ponderado.
- Revisa cada día la columna de alerta y actúa sobre los registros marcados como REVISAR.
- Consulta Resumen para analizar los KPI, los gráficos y la distribución por estado, canal y agente. Usa Instrucciones como referencia antes de modificar la tabla.
Funciones incluidas
Tabla Leads con 25 columnas: identificación, contacto, operación, inmueble, importes, canal, agente, estado y seguimiento.
Listas de validación para tipo de operación, canal de origen, agente y ocho estados del embudo.
Columnas calculadas de días sin contacto, valor ponderado y alerta de seguimiento.
Tabla auxiliar de probabilidades configurable en Resumen, desde el 10% para Nuevo hasta el 100% para Ganado.
Indicadores de total de leads, leads activos, ganados, perdidos, conversión, presupuesto medio y valor potencial.
Tres gráficos en Resumen sobre estados del embudo, canales de origen y valor estimado por agente.
Hoja Instrucciones con criterios para fechas DD/MM/AAAA, importes, seguimiento y referencias de compraventa o alquiler.
Quién utiliza un embudo de leads inmobiliarios en España
Una agencia inmobiliaria usa esta hoja cuando entran solicitudes desde Web, Idealista, Fotocasa, redes sociales o la oficina y necesita saber qué oportunidad merece una llamada hoy. Un agente puede registrar el contacto, el inmueble buscado, el presupuesto y la siguiente acción sin mezclar un comprador de vivienda con un propietario que quiere confiar una captación.
De la primera consulta a la negociación
El recorrido está definido por ocho estados: Nuevo, Contactado, Cita concertada, Visita realizada, Propuesta enviada, Negociación, Ganado y Perdido. La postura correcta es actualizar el estado después de cada interacción, no al final de la semana: un lead que ya ha visitado una vivienda no debe seguir figurando como Contactado.
En la imagen 1, Leads, puedes guardar el nombre y apellidos, NIF, teléfono, email, tipo de operación, municipio, dirección y referencia catastral. También separa el presupuesto máximo del importe estimado de operación; para María García aparecen 420.000 € de presupuesto y 395.000 € de operación prevista.
Un ejemplo con cifras de una agencia pequeña
Imagina una oficina con 40 oportunidades activas: 10 nuevas, 12 contactadas, 8 con cita, 6 con visita y 4 en negociación. Si las operaciones previstas suman 2.000.000 € y la probabilidad media ponderada es del 35%, el pipeline útil para planificar ingresos ronda 700.000 €, no los 2.000.000 € brutos.
El administrador comercial puede revisar el resumen cada lunes y el agente puede trabajar la columna Próxima acción a diario. Para una agencia con tres agentes, la distribución por responsable evita discutir de memoria quién debe llamar a cada cliente.
Cómo medir el pipeline inmobiliario sin perder el contexto legal
El embudo mide oportunidades comerciales, no sustituye la revisión documental de la operación. Cuando el lead avanza hacia una compraventa, conviene anotar en Observaciones si se ha solicitado la nota simple, la referencia del Catastro, el certificado de la comunidad y el certificado energético.
Presupuestos que no son el coste final
En vivienda usada, el comprador puede afrontar un ITP del 6% al 10% según la comunidad autónoma. Sobre una vivienda de 250.000 €, serían entre 15.000 € y 25.000 €, antes de notaría y registro. En obra nueva, la referencia habitual es IVA del 10% más AJD, normalmente del 1% al 1,5% según el territorio y el supuesto.
Por eso el campo Presupuesto máximo (€) no debe confundirse con el precio que aparece en un anuncio. Si una pareja dispone de 300.000 € y compra una vivienda usada de 280.000 €, un ITP del 8% añade 22.400 €: el desembolso fiscal ya alcanza 302.400 €, sin contar otros gastos.
Alquileres y captación de propietarios
En un alquiler de vivienda, la LAU exige una fianza de una mensualidad, que debe depositarse en el organismo autonómico correspondiente; para uso distinto de vivienda son dos mensualidades. La ficha puede recordar en Observaciones la fianza, el certificado energético y las condiciones pactadas, pero no calcula la liquidación legal.
Para un local alquilado a una empresa, la retención habitual es del 19% y puede requerir los modelos 115 y 180. En una captación de 1.200 € mensuales, el seguimiento comercial debe distinguir claramente alquiler, venta y captación mediante Tipo de operación; mezclar estados falsea la conversión.
Dónde se atasca el embudo y cuánto cuesta a una agencia
El fallo más caro es dejar oportunidades en Nuevo sin una fecha de próxima acción. Si una agencia recibe 30 leads en un mes y pierde solo 5 por no contactar a tiempo, con una comisión media de 6.000 € por operación potencial deja fuera del pipeline hasta 30.000 € de ingresos, aunque nunca aparezcan como Perdidos.
El seguimiento que se queda sin dueño
La columna Agente responsable obliga a asignar cada registro a Sofía Navarro, Javier Romero, Elena Torres o Pablo Medina. Si el lead tiene teléfono y presupuesto, pero nadie figura como responsable, el problema no es de Excel: es una oportunidad sin propietario operativo.
La columna Días sin contacto calcula la diferencia entre hoy y Último contacto. Cuando supera 7 días y el estado no es Ganado ni Perdido, Alerta de seguimiento muestra REVISAR. En una operación de 395.000 € con probabilidad del 10%, el valor ponderado es 39.500 €; dejarla 12 días sin llamada no es un detalle administrativo.
Importes inflados y estados mal elegidos
Otro error es sumar todos los importes como si fueran ventas cerradas. La hoja separa Valor potencial total de Valor ponderado del pipeline: diez operaciones de 200.000 € son 2.000.000 € potenciales, pero con una probabilidad media del 35% representan 700.000 € ponderados.
Tampoco conviene marcar Ganado cuando solo se ha enviado una propuesta. El estado Ganado tiene una probabilidad del 100% en la tabla auxiliar; usarlo antes de tiempo infla la tasa de conversión y puede llevar a contratar publicidad o personal basándose en ingresos inexistentes.
Finalmente, no borres las fórmulas de Q, U, X e Y. Si se sobrescribe Q con un porcentaje manual, el estado deja de controlar la probabilidad; si se elimina Y, desaparece el aviso de seguimiento que protege el cierre comercial.
Cómo convertir la hoja en una rutina comercial semanal
La plantilla funciona mejor si la incorporas al cierre de cada jornada, no si la completas el último día del mes. Reserva 15 minutos al terminar las llamadas: actualiza Estado del embudo, Último contacto, Próxima acción y Fecha próxima acción para cada lead trabajado.
Un calendario sencillo para el equipo
- De lunes a viernes, filtra Leads por Agente responsable y revisa las filas con REVISAR.
- Cada viernes, filtra Fecha próxima acción para preparar las llamadas y visitas de la semana siguiente.
- El primer lunes de cada mes, compara en Resumen los canales de origen y el valor estimado generado por cada responsable.
Usa siempre los desplegables de Tipo de operación, Canal, Agente y Estado. Es mejor escribir Redes sociales de forma idéntica en todos los registros que crear variantes como Instagram, RRSS y redes, porque la tabla de canales cuenta valores exactos.
Cuándo revisar la capacidad de Excel
La tabla está preparada para 100 registros operativos. Con 60 leads activos, cuatro agentes y dos operaciones por contacto, una revisión semanal sigue siendo manejable; con 100 registros completos y muchas interacciones diarias, conviene establecer un sistema de archivo antes de añadir filas fuera de la tabla.
Mi recomendación es no modificar las columnas calculadas ni la tabla auxiliar de probabilidades sin una copia de seguridad. Si la agencia necesita registrar cientos de interacciones por lead, automatizar emails, controlar tareas por usuario o integrar portales, Excel deja de ser suficiente y toca pasar a un software de gestión inmobiliaria. Hasta entonces, una rutina fija y un Resumen revisado cada lunes ofrecen una visión comercial clara.