CRM inmobiliario Excel - Plantilla Gratis

1. Abre la hoja Captación y asigna un ID, fecha de alta y agente responsable a cada oportunidad.
2. Introduce el nombre del propietario, NIF, teléfono, email y dirección del inmueble. Completa también municipio, provincia, tipo, referencia catastral, habitaciones y superficie.
3. Indica el precio objetivo, la valoración estimada y la comisión pactada. La columna Comisión estimada se calculará sola.
4. Selecciona Estado, Prioridad, Agente, Tipo de inmueble y Origen del lead mediante las listas desplegables.
5. Anota el último contacto, la próxima acción y su fecha. Revisa la columna Días sin contacto antes de terminar la jornada.
6. Asigna una probabilidad de captación entre 0 y 1 y añade observaciones sobre la valoración, la visita o la negociación.
7. Consulta Dashboard para revisar el embudo, la comisión potencial por estado y agente, los orígenes y las altas mensuales de 2026.

Una agencia inmobiliaria utiliza esta hoja cuando recibe una llamada de un propietario, una recomendación o un contacto procedente de un portal. El agente crea un ID como CAP-001 y deja constancia del origen del lead; así puede saber si las captaciones llegan por Referido, Portal inmobiliario, Web, Cartelería, Base de datos o Recomendación.

Del primer contacto a la valoración

Un casero que quiere vender su piso no debería quedarse en una nota del móvil. En Captación puede registrar a María García, su NIF, teléfono, dirección de Madrid, referencia catastral, 92 m², tres habitaciones y un precio objetivo de 285.000 €. El estado Nuevo pasa a Contactado, Visita concertada y Valoración enviada conforme avanza la oportunidad.

La imagen 1 permite ver que la información comercial y la operativa están en la misma fila: Último contacto, Próxima acción, Fecha próxima acción y Observaciones. Esto resulta útil para una agencia con cinco agentes, porque cada persona puede filtrar sus oportunidades sin perder el contexto del propietario.

Qué mide el panel

El Dashboard cuenta el total de oportunidades, las captadas y la tasa de captación. También suma el valor estimado, la comisión potencial, los ingresos ponderados y el precio medio del inmueble.

Imagina una comisión del 3 % sobre 285.000 €: la comisión estimada es 8.550 €. Si asignas una probabilidad de 0,40, los ingresos ponderados son 3.420 €. La cifra no es una venta cerrada, pero sí una previsión comercial mucho más útil que contar llamadas.

Un pequeño propietario con tres viviendas puede usar la misma lógica para comparar encargos, mientras que un administrador de fincas puede separar captación de propietarios inversores y operaciones de venta. La plantilla sirve especialmente antes de la reunión semanal, cuando necesitas decidir qué contactos merecen una llamada hoy.

Un CRM de captación no sustituye la nota simple, el contrato de intermediación ni la revisión jurídica, pero sí evita que falten datos básicos antes de valorar un inmueble. En Captación existe un campo para la referencia catastral, que debes contrastar con el Catastro, la escritura y la dirección facilitada por el propietario.

La información mínima antes de publicar

Para una vivienda, registra superficie, habitaciones, tipo de inmueble y municipio. Antes de aceptar una comercialización, pide la nota simple, el último IBI, el certificado de la comunidad al corriente y el certificado energético. Si la comunidad exige certificado de deuda, no lo confundas con una simple anotación comercial.

Si se trata de un alquiler, la LAU exige certificado de eficiencia energética para ofertar la vivienda y la fianza de una mensualidad debe depositarse en el organismo autonómico correspondiente. En un local, la fianza ordinaria es de dos mensualidades. El CRM puede recordar la próxima acción, pero no acredita por sí solo que el depósito se haya realizado.

Comisión y fiscalidad de la operación

La comisión se introduce como porcentaje decimal: 0,03 equivale al 3 %. Sobre un precio de 285.000 €, el cálculo es 285.000 × 0,03 = 8.550 €. Si la factura lleva IVA del 21 %, el total facturado sería 10.345,50 €, aunque la base y el impuesto deben reflejarse correctamente en la factura.

En una compraventa de segunda mano, el comprador afronta normalmente un ITP del 6-10 % según la comunidad autónoma; en obra nueva suele aplicarse IVA del 10 % y AJD alrededor del 1-1,5 %. Son datos de la operación, no importes que deba calcular este archivo.

La imagen 2 muestra que las listas son editables y separan los objetivos de cada agente. En 2026 aparecen objetivos de 12 para Lucía Ortega, 10 para Sergio Vidal y 11 para Marta Ibáñez, que el Dashboard recupera mediante BUSCARV.

El fallo más caro suele producirse entre la primera llamada y la siguiente acción. Si el agente habla con un propietario el 10/06/2026 y no anota la fecha, la oportunidad parece reciente aunque lleve semanas parada. La fórmula de Días sin contacto calcula la diferencia con HOY y la alerta marca CONTACTAR cuando supera 7 días, salvo que el estado sea Captado o Descartado.

Una comisión que desaparece por falta de seguimiento

Supón una vivienda con precio objetivo de 420.000 € y comisión del 2,5 %. La oportunidad representa 10.500 € de comisión estimada. Si el propietario recibe una valoración de otra agencia porque nadie le llama durante 12 días, no has perdido solo una fila: has dejado escapar una operación de 10.500 €.

Otro problema es mezclar precio objetivo y valoración estimada. Para Antonio López, la plantilla puede mostrar 420.000 € como objetivo y 410.000 € como valoración. Si el equipo usa siempre una sola cifra, la negociación queda falseada y el Dashboard suma un valor que no refleja la estrategia comercial.

Datos que provocan decisiones equivocadas

Escribir Contactado, contactado y Contacto como estados distintos rompe los recuentos del embudo. Las listas desplegables reducen ese riesgo, pero pegar datos externos puede ensucinar las celdas. Lo mismo ocurre con la probabilidad: introducir 40 en vez de 0,40 convierte una previsión razonable en un importe cien veces mayor.

También he visto NIF y teléfonos incompletos por registrar la oportunidad deprisa. Un NIF mal copiado impide localizar al propietario, y un teléfono sin prefijo o con un dígito menos puede hacer perder dos o tres llamadas. Mi postura es clara: primero completa contacto, dirección, estado y próxima acción; después añade observaciones comerciales.

Revisa además las comisiones por agente. Si una operación de 195.000 € lleva 3,5 %, son 6.825 €; asignarla al agente equivocado distorsiona el objetivo mensual y la conversación sobre productividad.

La plantilla funciona mejor si la incorporas a una rutina fija, no si la abres solo cuando necesitas preparar una reunión. Reserva 20 minutos cada viernes para revisar Captación y otros 10 minutos el lunes para ordenar las acciones que vencen durante la semana.

Un hábito sencillo para cada oportunidad

• Después de cada llamada, actualiza Último contacto y escribe una única Próxima acción.
• Antes de cerrar el día, filtra la columna Alerta seguimiento y atiende primero las oportunidades con CONTACTAR.
• Tras una visita, cambia el Estado y añade en Observaciones el precio defendido, objeciones y fecha prometida para la valoración.
• El último día de cada mes, compara las altas del Dashboard con el objetivo del agente.

La imagen 3 muestra cuatro gráficos alimentados por las tablas de resumen: estados del embudo, origen del lead, comisión estimada por agente y altas mensuales de 2026. No son gráficos que debas actualizar manualmente; cambian cuando completas las filas de Captación.

Cuándo dejar de ampliar el archivo

Con una cartera de 20 o 30 oportunidades, Excel permite trabajar con rapidez. Si tienes varios equipos, cientos de contactos, llamadas simultáneas, permisos por usuario o necesitas automatizar correos y tareas, el límite ya no es la fórmula sino el control operativo; entonces conviene pasar a un software de gestión inmobiliaria.

No borres oportunidades descartadas: conserva el estado para conocer qué fuentes convierten peor. Una recomendación que genera 8 leads y 3 captaciones puede ser más rentable que un portal con 40 leads y una sola captación, aunque el volumen inicial parezca mayor.

La decisión técnica es mantener una sola fila por oportunidad y actualizarla, no crear una fila nueva en cada llamada. Así la tasa de captación y la comisión potencial no se inflan artificialmente.