Agenda citas Excel – Plantilla Gratis (2026)
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Gestión de Inmuebles
Cartera de inmuebles Excel - Plantilla Gratis
Gestiona hasta 100 inmuebles con datos de propietarios, precios, documentación, comisiones y resumen por provincia, estado y tipo.
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Esta plantilla Excel para la cartera de inmuebles permite a una agencia registrar hasta 100 propiedades, controlar su estado comercial y consultar precios, alquileres, documentación y comisiones. Incluye las hojas Cartera, Resumen e Instrucciones, con filtros, listas desplegables y cálculos automáticos.
En la hoja Cartera introduces cada inmueble con su ID, operación, dirección, propietario, NIF, referencia catastral, precios y documentación. La imagen 1 muestra esta tabla principal; la imagen 2 presenta el resumen ejecutivo con indicadores, gráficos y una consulta rápida por ID.
La hoja Resumen cuenta inmuebles por provincia y estado, calcula medias de venta y muestra la comisión potencial. La hoja Instrucciones explica cómo completar las filas, revisar la documentación y manejar operaciones de venta y alquiler.
Principales ventajas de esta plantilla Excel
- Centraliza en una sola tabla los datos de hasta 100 inmuebles, propietarios y agentes responsables.
- Filtra rápidamente por estado, provincia, municipio, tipo de inmueble o tipo de operación.
- Calcula la rentabilidad bruta estimada de los inmuebles con precio de venta y alquiler mensual.
- Obtén la comisión estimada aplicando el porcentaje introducido al precio de venta o a una mensualidad de renta.
- Identifica propiedades disponibles, reservadas, alquiladas, vendidas o retiradas sin revisar varias hojas.
- Consulta precios medios de venta por tipo de inmueble y recuentos por provincia desde el Resumen.
- Controla si están disponibles el certificado energético, la cédula de habitabilidad y la nota simple.
Guía paso a paso
- Abre la hoja Instrucciones y revisa el significado de los estados, operaciones, campos obligatorios y documentos.
- Ve a Cartera y utiliza la primera fila libre entre la 2 y la 101 para introducir un inmueble.
- Completa el ID, estado, tipo de operación, tipo de inmueble, dirección, municipio, provincia, superficie y características.
- Introduce los datos del propietario, incluyendo nombre, NIF, teléfono, email y referencia catastral.
- Rellena el precio de venta o el alquiler mensual, los gastos de comunidad, el IBI anual y el porcentaje de comisión.
- Indica las fechas de alta y actualización, el agente responsable, el certificado energético, la cédula, la nota simple y las observaciones.
- Consulta Resumen para revisar indicadores, gráficos por provincia, estados, precios medios y la ficha rápida asociada a un ID.
Funciones incluidas
Tabla Cartera con 34 columnas, desde ID inmueble y estado hasta documentación y observaciones.
Listas desplegables para estados, operaciones, tipos de inmueble, ascensor, garaje, terraza y documentos.
Filtros automáticos en la cabecera A1:AH101 y primera fila inmovilizada para trabajar con la tabla.
Cálculo automático de rentabilidad bruta estimada en la columna Y.
Cálculo automático de comisión estimada en la columna AA según venta o alquiler.
Resumen con indicadores de cartera, provincias, estados, tipos de inmueble y consulta por ID.
Tres gráficos en Resumen sobre distribución provincial, estado de cartera y precio medio por tipo.
Quién necesita una cartera Excel en una agencia inmobiliaria
Una agencia inmobiliaria utiliza esta hoja cuando deja de ser práctico controlar cada captación en correos, notas y anuncios separados. Un agente que incorpora un piso en Madrid puede registrar en Cartera el ID INM-2026-001, la dirección, los 85 m², tres habitaciones, el propietario, su NIF, la referencia catastral y el agente responsable.
Captaciones, reservas y cambios de estado
El momento más habitual es la firma de la nota de encargo o la recepción de la documentación del propietario. En ese instante marcas Disponible y eliges Venta, Alquiler o Venta y alquiler. Si el comprador entrega una señal, cambias el estado a Reservado; después puedes pasar a Vendido o Alquilado sin borrar el historial básico de la ficha.
Para una cartera de 30 inmuebles, el filtro de Cartera permite localizar en segundos los que siguen disponibles en una provincia concreta. La validación de datos evita escribir Disponible, disponible y DISPONIBLE como si fueran tres estados distintos.
Trabajo del agente y del responsable de oficina
El agente responsable puede revisar sus propiedades antes de las visitas y actualizar la fecha de última actualización. El director de oficina puede abrir Resumen para ver, por ejemplo, cuántos inmuebles hay en Madrid, Barcelona o Sevilla, cuántos están disponibles y cuál es el precio medio de los pisos en venta.
La imagen 2 muestra además una consulta rápida por ID. Al introducir INM-2026-001, Resumen recupera dirección, estado, agente y precio mediante BUSCARV y SI.ERROR. Es una forma más segura de preparar una llamada al propietario que buscar manualmente entre cien filas.
Venta, alquiler y valoración comercial
Un piso anunciado por 240.000 € con una comisión del 4% genera una comisión estimada de 9.600 €. Si se ofrece en alquiler por 850 € y se aplica una comisión equivalente a una mensualidad, el cálculo será 850 €; la plantilla distingue ambos casos según el tipo de operación.
Documentación y fiscalidad que debes revisar antes de publicar
La ficha comercial no sustituye la comprobación jurídica del expediente. Antes de publicar una vivienda, identifica la nota simple del Registro de la Propiedad, la referencia del Catastro, el último recibo de IBI, el certificado energético y la cédula de habitabilidad cuando sea exigible.
Documentos de una compraventa
En una vivienda de segunda mano, el comprador suele asumir un ITP situado entre el 6% y el 10% según la comunidad autónoma. Para una compra de 240.000 €, un ITP del 8% supone 19.200 €. En obra nueva, la referencia habitual es IVA del 10% más AJD, normalmente entre el 1% y el 1,5% según el territorio.
La plusvalía municipal, técnicamente IIVTNU, corresponde normalmente al vendedor y se liquida ante el ayuntamiento. La agencia debe reflejar en la documentación la distribución de gastos pactada, sin confundir el impuesto municipal con el IBI anual.
Alquiler y obligaciones del arrendador
En un contrato de vivienda habitual sujeto a la LAU, la fianza obligatoria es de una mensualidad y debe depositarse en el organismo autonómico competente. En uso distinto de vivienda son dos mensualidades. Para un alquiler de 850 €, la fianza residencial será de 850 € y no debe mezclarse con garantías adicionales.
El propietario declara el rendimiento del capital inmobiliario en el modelo 100 del IRPF. Puede computar gastos como comunidad, IBI, seguro, intereses, reparaciones y amortización; esta última se calcula al 3% anual sobre el mayor entre el valor catastral de la construcción y el coste de adquisición de la construcción. La reducción del 60% por alquiler de vivienda habitual debe aplicarse conforme a los requisitos vigentes en 2026.
Comunidades y documentación pendiente
Si existe una derrama, conviene anotarla en Observaciones y comprobar el acta de la junta conforme a la Ley de Propiedad Horizontal. El fondo de reserva mínimo es del 10% del último presupuesto ordinario; una comunidad de 24 vecinos con 36.000 € de presupuesto debe prever al menos 3.600 €.
Los fallos de cartera que hacen perder operaciones y comisiones
El problema más caro no suele ser una fórmula, sino publicar un inmueble con información desactualizada. He visto agencias llamar a un propietario para ofrecer una vivienda que ya estaba Reservada porque el agente no cambió el estado después de recibir la señal.
Precios y comisiones mal introducidos
Si un inmueble de venta se registra con 210.000 € en Precio alquiler mensual y la columna de venta queda vacía, la comisión estimada no representará la operación. Con una comisión del 3%, el resultado correcto serían 6.300 €. Revisa siempre que Venta use Precio venta y que Alquiler tenga la renta mensual.
Otro fallo habitual es escribir 3 en la comisión pensando en un 3%, cuando la celda espera un porcentaje. El resultado puede multiplicar la comisión por cien. Introduce 3,00% con el formato porcentual y verifica el importe calculado en AA.
Documentación incompleta en la captación
Marcar Sí en certificado energético, nota simple o cédula sin tener el documento archivado crea una falsa sensación de expediente completo. Si falta una nota simple durante una compraventa de 240.000 €, puedes perder varios días revisando titularidad, cargas o coincidencia de dirección justo cuando el comprador quiere firmar arras.
También es frecuente confundir la referencia catastral con la finca registral. Son identificadores distintos: la Cartera tiene columnas separadas para ambos tipos de control documental, aunque la nota simple se marca mediante Sí o No.
Alquileres con cifras que no cuadran
Un alquiler de 850 € al mes produce 10.200 € anuales, pero no equivale a una rentabilidad del 5% si el precio de venta es otro. La fórmula de Y calcula 850 × 12 dividido entre el precio de venta; con un precio de 204.000 €, el resultado es el 5,00% bruto.
La rentabilidad bruta no descuenta IBI, comunidad, seguro, vacíos ni reparaciones. Presentarla como rentabilidad neta puede inducir a error al propietario y perjudicar la valoración de la agencia.
Cómo convertir la cartera de inmuebles en una rutina comercial
Una cartera funciona cuando se actualiza en una fecha fija, no cuando alguien recuerda hacerlo. Para una agencia pequeña, recomiendo revisar Cartera cada viernes antes de la reunión comercial y actualizar estado, precio, agente y fecha de última actualización.
Un cierre semanal de diez minutos por inmueble
- Filtra Disponible y comprueba que el precio coincide con el anuncio.
- Filtra Reservado y confirma señal, documentación y próxima fecha de firma.
- Revisa Alquilado para separar propiedades ya colocadas de las que siguen captando demanda.
- Busca valores No en certificado energético, cédula o nota simple y asigna una tarea concreta.
Con 20 inmuebles y diez minutos por ficha, la revisión completa son 200 minutos. Puedes dividirla entre los agentes y usar la columna Agente responsable para que cada persona revise únicamente su cartera.
Cómo usar Resumen en la reunión
Antes de la reunión mensual, introduce el ID de la propiedad que quieras analizar en Consulta rápida. Resumen devuelve dirección, estado, agente y precio; además, los gráficos permiten observar si la cartera se concentra en una provincia o en un tipo de inmueble.
Si una agencia tiene 40 inmuebles y 12 están Disponibles, el porcentaje de oferta activa es del 30%. Ese dato ayuda a decidir si captar más producto o dedicar la semana a cerrar las operaciones ya Reservadas.
Cuándo dejar atrás el Excel
Esta plantilla es adecuada para una cartera de hasta 100 filas preparadas. Cuando necesitas publicar automáticamente anuncios, registrar cientos de contactos, controlar visitas, almacenar documentos con permisos o mantener trazabilidad de cambios, conviene pasar a un software de gestión inmobiliaria.
Hasta ese momento, evita duplicar archivos por agente. Trabaja sobre una copia maestra, protege las fórmulas de Y y AA y realiza una copia de seguridad semanal con la fecha en formato DD/MM/AAAA.