Contrato Alquiler Excel – Plantilla Gratis (2026)
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Alquiler
Control de Ingresos Alquiler Excel - Plantilla Gratis
Controla rentas, cobros, gastos y rendimiento del alquiler de pisos con una plantilla Excel para propietarios y agencias.
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Esta plantilla sirve para controlar los ingresos del alquiler de pisos en una sola hoja de Excel: rentas cobradas, retrasos, gastos repercutidos, fianza, ingreso neto y base fiscalizable. Incluye una tabla por contrato y un resumen para ver qué piso paga, qué piso falla y cuánto te queda de verdad.
Está pensada para un casero con uno o dos pisos, un pequeño propietario con varias viviendas o una agencia que necesita ordenar cobros por inmueble. La hoja principal recoge renta, NIF, referencia catastral, fechas del contrato y un cálculo del ingreso neto; el resumen te ayuda a leer la cartera de un vistazo.
Principales ventajas de esta plantilla Excel
- Centralizas en una sola tabla la renta, el cobro real, los días de retraso y el ingreso neto de cada piso.
- Ves rápido qué contratos están al día y cuáles arrastran impagos, con un campo de Estado cobro fácil de filtrar.
- Te deja separado lo que es cobro del mes y lo que es ingreso fiscalizable, útil para preparar el IRPF del alquiler.
- Te ayuda a controlar gastos repercutidos como comunidad, IBI y seguro sin mezclarlo con la renta base.
- Sirve para llevar una cartera de varios pisos con la misma estructura y sin duplicar criterios entre contratos.
- Permite revisar la fianza depositada y detectar contratos en los que falta el importe o está incompleto.
- Reduce errores de cálculo al trabajar con importes en euros, fechas de inicio y fin, y un seguimiento mensual ordenado.
Guía paso a paso
- Abre la hoja Control_Alquileres y revisa las columnas de entrada: arrendatario, NIF/NIE, inmueble, dirección, referencia catastral y fechas del contrato.
- Completa la renta mensual, los gastos repercutibles y la fianza depositada. Así tendrás el dato base de cada contrato sin mezclar conceptos.
- Introduce cada mes el importe cobrado y, si procede, los días de retraso. Con eso puedes detectar impagos de 1 mes, retrasos parciales o cobros fuera de plazo.
- Comprueba el ingreso neto y la parte fiscalizable para ver cuánto entra de verdad en caja y cuánto debes tener en cuenta para la declaración.
- Usa la hoja Resumen para seguir la cartera completa, comparar pisos y detectar cuáles generan más rentabilidad o más incidencias.
- Consulta la hoja Instrucciones si quieres mantener el mismo criterio de carga cada mes y evitar descuadres al copiar datos.
- Duplica el registro del mes anterior cuando cierres el cobro y así mantendrás el histórico limpio sin rehacer toda la tabla desde cero.
Funciones incluidas
Tabla principal con columnas para contrato, arrendatario/a, inmueble, dirección y referencia catastral.
Campos de control para renta mensual, cobrado mes, días de retraso y estado del cobro.
Bloque específico para gastos repercutidos: comunidad, IBI, seguro y fianza.
Cálculo del ingreso neto por contrato y del ingreso fiscalizable con la reducción del 60% cuando corresponda.
Formato en euros y fechas para trabajar con importes reales y revisar cada vencimiento sin ambigüedades.
Hoja Resumen para ver la cartera agregada de ingresos por alquiler y comparar contratos.
Hoja Instrucciones para mantener un criterio único de uso y carga de datos.
Cómo se usa esta plantilla para controlar los ingresos del alquiler
La plantilla está pensada para quien cobra rentas mes a mes y necesita saber, sin perder tiempo, qué ha entrado en caja y qué falta por cobrar. Un casero con un piso de 850 € al mes, por ejemplo, puede ver en la misma fila la renta, el cobro real, los gastos repercutidos y el ingreso neto.
La hoja Control_Alquileres funciona como una ficha por contrato. Si tienes tres viviendas, una a 850 €, otra a 720 € y otra a 1.050 €, en una sola tabla puedes comparar los retrasos, la fianza depositada y la referencia catastral de cada inmueble sin abrir tres archivos distintos.
Qué mira primero un propietario
Lo normal es empezar por el estado del cobro. Si el arrendatario ha pagado 950 € pero el ingreso neto queda en 888 € porque has repercutido 45 € de comunidad, 22 € de IBI y 15 € de seguro, ya sabes qué entra realmente y qué parte estás trasladando al inquilino.
Cuándo resulta más útil
Esta hoja encaja muy bien en el cierre de mes, cuando revisas recibos y domiciliaciones, y también antes de la declaración de la IRPF si quieres ordenar los ingresos del alquiler por contrato. En una cartera de 4 pisos, el ahorro de tiempo frente a llevarlo en notas sueltas es enorme: una revisión mensual de 15 minutos evita descuadres de cientos de euros al final del año.
Quién la aprovecha mejor
Un pequeño propietario con 1 o 2 pisos la usa para no olvidar nada. Una agencia o administrador de fincas la aprovecha para filtrar por ciudad, por inmueble o por estado de cobro, y así detectar de un vistazo qué vivienda está generando incidencias.
Qué dice la LAU y el IRPF sobre estos ingresos
Si alquilas vivienda habitual, la LAU exige una fianza de 1 mensualidad, y esa cantidad debe depositarse en el organismo autonómico cuando proceda. En la práctica, esta plantilla te deja esa casilla visible para no confundir la fianza con una renta adelantada: no son lo mismo ni contablemente ni fiscalmente.
En el IRPF, el alquiler de vivienda habitual tributa como rendimiento del capital inmobiliario y puede aplicar la reducción del 60% sobre el rendimiento neto positivo. Si cobras 10.200 € al año por un piso de 850 € al mes y tus gastos deducibles suman 2.100 €, el rendimiento neto es 8.100 €; con la reducción del 60%, la parte fiscalizable baja a 3.240 €.
Qué gastos conviene separar
La clave está en distinguir renta, gastos repercutidos y gastos deducibles tuyos. Comunidad, IBI, seguro de hogar, intereses del préstamo y amortización son conceptos que deben ir bien clasificados si quieres que el cálculo fiscal tenga sentido.
La amortización que no debes pasar por alto
La amortización fiscal del inmueble suele calcularse al 3% sobre el mayor entre el valor catastral de la construcción y el coste de adquisición de la construcción. Si la parte construida vale 120.000 €, la amortización anual deducible ronda 3.600 €; olvidar ese dato te puede dejar una base imponible más alta de la que toca en el modelo 100.
Mi criterio práctico
Para un propietario particular, separar desde el principio lo fiscalizable de lo meramente cobrado es mejor que mezclarlo todo y cuadrarlo en junio. Cuando tienes varios pisos, esa diferencia entre caja e IRPF evita errores de varios cientos de euros por contrato.
Los fallos que te descuadran el alquiler y te cuestan dinero
Lo más caro no suele ser un gran error, sino varios pequeños. Un recibo de comunidad de 45 €, un IBI de 280 € mal asignado o una reparación de 190 € que no registras acaban inflando el beneficio aparente y luego la declaración del IRPF no cuadra con la realidad.
Ingresos cobrados y rentas pendientes
Si anotas 950 € como cobrado cuando en realidad solo han entrado 700 €, te llevas una falsa sensación de normalidad. En una cartera de 5 pisos, un solo retraso de 250 € al mes ya son 3.000 € al año en tesorería bloqueada.
Fianza y gastos mezclados
Otro clásico es confundir la fianza con una renta extra. Si recibes 950 € de fianza y la metes como ingreso, falseas el control y luego no sabes si está depositada o pendiente de devolución; eso acaba en discusiones con el arrendatario y en un seguimiento imposible.
Amortización y base fiscal mal calculadas
También se falla mucho con la amortización del 3%. Si tu construcción tiene una base deducible de 110.000 €, no son 1.000 € de deducción: son 3.300 € al año. Ese error puede hacer que tributes varios cientos de euros de más en el IRPF.
Mi postura es clara: es mejor llevar un control conservador y limpio que uno optimista y desordenado. Con un piso de 850 € al mes, un fallo de 2 meses sin revisar ya son 1.700 € de diferencia entre lo que crees tener y lo que realmente has cobrado.
Cómo convertir el control mensual en una rutina que no se abandona
La plantilla funciona de verdad cuando la repites siempre en el mismo momento. Lo más práctico es cerrar los datos el mismo día en que revisas el cobro de la renta, por ejemplo entre el día 1 y el 5 de cada mes, para no acumular recibos sueltos ni notas en el móvil.
Un hábito fijo por mes
Si haces una cartera de 3 viviendas, te basta con 10 o 15 minutos por inmueble para actualizar cobros, retrasos y observaciones. Esa rutina es mucho más sólida que esperar a junio, cuando ya tienes encima el IRPF y toda la información viene tarde.
Atajos que ahorran tiempo
- Duplica la fila del mes anterior y cambia solo los importes nuevos.
- Usa validación de datos para que el Estado cobro no tenga textos distintos para lo mismo.
- Aplica formato condicional para marcar impagos, fianzas pendientes o cobros parciales.
Cuándo te has quedado pequeño
Si gestionas más de 10 pisos o necesitas repartir ingresos, incidencias y vencimientos entre varias personas, Excel empieza a quedarse corto. Ahí ya compensa pasar a un software de gestión inmobiliaria, pero para una cartera pequeña esta plantilla sigue siendo la opción más rápida y barata.
Mi recomendación práctica es simple: no uses la hoja como archivo muerto, úsala como cierre mensual. Si cada renta de 850 € se revisa en el mismo momento y con el mismo criterio, el control deja de ser una tarea pesada y pasa a ser una rutina de 5 minutos.