Recibo mensual alquiler Excel – Plantilla Gratis (2026)
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Alquiler
Contrato de Alquiler Excel - Plantilla Gratis
Plantilla para contratos de vivienda habitual con datos del arrendador, fianza, renta, actualización e ingresos anuales.
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Esta plantilla Excel sirve para controlar contratos de alquiler de vivienda habitual: arrendador, arrendatario, inmueble, fechas, renta, fianza, gastos y cálculo del ingreso neto anual. Incluye las hojas Contratos, Resumen y Guía para tener el contrato y los números en un solo archivo.
La hoja Contratos (imagen 1) recoge los datos clave de cada arrendamiento y calcula importes como la renta anual, los gastos anuales y el neto. La imagen 2 muestra un resumen con indicadores para ver de un vistazo cuántos contratos tienes, cuánto cobras y qué contratos están activos.
La hoja Guía (imagen 3) explica qué debe rellenarse en cada campo y cómo usar la plantilla sin dejar huecos. Si gestionas uno o varios pisos, te evita tener la información repartida entre WhatsApp, PDF y notas sueltas.
Principales ventajas de esta plantilla Excel
- Centraliza en una sola hoja los datos del contrato, la renta, la fianza y los gastos mensuales y anuales.
- Calcula el ingreso neto anual de cada vivienda con la renta, la comunidad, el IBI y el seguro.
- Te permite controlar varios contratos a la vez con identificadores como ALQ-001, ALQ-002 o ALQ-003.
- Incluye fechas de inicio y fin para ver rápido vencimientos, renovaciones y prórrogas.
- Resume el estado de cada contrato para localizar al momento cuáles están activos, cerrados o pendientes.
- Ayuda a revisar la actualización de renta con el IPC y a dejar constancia del importe revisado.
- Sirve para propietarios con un piso y para pequeños carteras con 3 o 4 viviendas sin montar un software complejo.
Guía paso a paso
- Rellena la hoja Contratos con los datos del arrendador, el inquilino y la vivienda. Introduce el NIF, la referencia catastral, la dirección y las fechas del contrato.
- Escribe la renta mensual, la fianza, el depósito adicional y los gastos fijos. La hoja calcula la renta anual y el ingreso neto anual con las fórmulas ya preparadas.
- Actualiza el porcentaje de revisión de renta cuando toque la renovación. Si aplicas una subida del 3,0%, la columna de revisión te deja el nuevo importe listo para comprobar.
- Revisa la hoja Resumen para ver cuántos contratos tienes, cuánto ingresas al año y qué contratos están en vigor. Es la forma más rápida de controlar una cartera pequeña.
- Usa la hoja Guía si dudas con cada campo. Ahí tienes una referencia práctica para no mezclar la fianza, el IBI o los gastos de comunidad.
- Duplica el contrato cuando firmes uno nuevo y cambia solo los datos variables. Así mantienes el histórico limpio y evitas sobrescribir información anterior.
Funciones incluidas
Base de datos de contratos con columnas para arrendador, arrendatario, inmueble, municipio, provincia y referencia catastral.
Campos específicos para renta mensual, fianza, depósito adicional, comunidad, IBI, seguro del hogar y actualización IPC.
Cálculo automático de la revisión de renta y del total anual de ingresos por contrato.
Bloque de estado contractual para distinguir fácilmente entre contratos activos y cerrados.
Panel de Resumen con indicadores de volumen, ingresos y control operativo.
Hoja Guía con instrucciones para rellenar la plantilla sin errores de criterio.
Formato pensado para imprimir o revisar en pantalla con fechas, importes en euros y campos alineados.
Cómo usar una plantilla Excel para gestionar un contrato de alquiler
Esta plantilla la usa sobre todo el propietario que alquila una vivienda habitual y quiere llevar el contrato sin perderse entre PDFs, correos y capturas de pantalla. También le encaja a una agencia pequeña que administra 10 o 15 arrendamientos y necesita saber en qué fecha vence cada uno.
La hoja Contratos está pensada para trabajar con datos muy concretos: un piso alquilado por 850 € al mes, una fianza de 850 €, un depósito adicional de 850 € y 90 € mensuales de comunidad. Con esa ficha puedes ver de un vistazo cuánto entra al año y cuánto se va en gastos antes de abrir otro archivo.
Qué hace cada hoja
La imagen 1 muestra la tabla principal, con columnas para arrendador, arrendatario, inmueble, fecha de inicio, fecha de fin, duración en meses y estado del contrato. La imagen 2 resume el conjunto con indicadores que te permiten revisar el total de contratos activos y el ingreso anual acumulado.
Quién la necesita de verdad
Un casero con un solo piso la usa al firmar y al renovar, porque en junio le toca revisar la renta para la Agencia Tributaria y no le conviene tener datos sueltos. Un pequeño propietario con 3 viviendas la abre cuando cambia un inquilino, y un administrador de fincas la puede usar para cruzar contratos con vencimientos y avisos.
Ejemplo realista
Si tienes 2 viviendas alquiladas por 850 € y 920 € al mes, el ingreso anual bruto es de 21.240 €. Si además pagas 65 € de comunidad por cada una, 420 € de IBI anual y 180 € de seguro por vivienda, la plantilla te deja ver rápido el neto antes de sentarte con tu gestor.
Qué dice la LAU sobre la fianza y la renta en un alquiler de vivienda habitual
En un arrendamiento de vivienda habitual, la LAU exige una fianza de 1 mensualidad de renta y permite pactar garantías adicionales. Esa fianza se deposita en el organismo autonómico correspondiente, y si el alquiler es de 850 € al mes, la fianza legal es de 850 €; si añades otra garantía, puedes dejarla anotada en la columna de depósito adicional.
La duración mínima también está marcada por la ley: 5 años si el arrendador es persona física y 7 años si es persona jurídica. La plantilla te ayuda a controlar la fecha de inicio, la fecha de fin y la duración en meses para no confundir una prórroga tácita con una renovación pactada.
Gastos que conviene dejar por escrito
La LPH no regula el contrato de alquiler, pero sí te sirve si repercutes gastos de comunidad en un edificio con servicios comunes. En cambio, el IBI, la comunidad o el seguro del hogar solo deberían aparecer en el contrato si están pactados por escrito; por eso la hoja reserva columnas separadas para cada concepto.
Fiscalidad que no debes mezclar
Si luego declaras la renta en el IRPF, el alquiler de vivienda habitual genera rendimiento del capital inmobiliario y puede aplicar la reducción del 60% sobre el rendimiento neto positivo. Con un alquiler de 10.200 € al año y 3.000 € de gastos deducibles, la base previa es de 7.200 € y la parte sometida a tributación baja de forma clara; por eso conviene tener el contrato bien cuadriculado desde el principio.
Los fallos del contrato de alquiler que luego cuestan dinero
El error más caro suele ser simple: firmar el contrato y no dejar bien escrita la renta, la actualización o quién paga cada gasto. Si metes 850 € al mes pero olvidas reflejar la comunidad de 90 € y el IBI de 420 € al año, el cálculo del neto anual ya nace torcido y luego te toca rehacer números cuando llega la declaración.
Otro fallo frecuente es no controlar bien la fianza. Si no depositas 850 € en el organismo autonómico cuando toca, te expones a sanciones y a discusiones innecesarias con el inquilino; perder una tarde en eso sale más caro que rellenar bien la plantilla en 10 minutos.
La actualización de renta mal aplicada
Si revisas una renta de 850 € con un 3,0% de IPC, el nuevo importe sería 875,50 €. Muchos propietarios aplican la subida sobre un importe incorrecto o la calculan sobre varios meses ya vencidos, y ahí el descuadre puede acabar en 30 € o 40 € perdidos cada mes si no lo corriges a tiempo.
La duración y la prórroga mal controladas
Confundir la fecha de fin con el vencimiento real de la prórroga te deja vendido en una negociación de renovación. Con un contrato de 5 años, un mes de despiste puede significar aceptar condiciones peores o entrar tarde en una subida de renta que sí estabas a tiempo de revisar.
Lo que más se nota en el bolsillo
Una comunidad de 24 vecinos con un presupuesto anual de 36.000 € reparte 1.500 € por vecino si los coeficientes fueran iguales; si ese gasto se queda fuera del contrato o del seguimiento, luego no sabes qué parte era ordinaria y cuál era repercutible. Mi postura es clara: mejor dejarlo atado en la ficha del contrato que fiarlo a la memoria o a un correo antiguo.
Cómo convertir esta hoja en tu rutina mensual de alquiler
La forma más sencilla de que el Excel no muera es vincularlo a una fecha fija: el día en que cobras la renta o el día en que revisas recibos. Si el cobro entra el día 5, reserva ese mismo día para comprobar impagos, actualizar el estado del contrato y guardar la versión del mes.
La plantilla está pensada para que dupliques el contrato cuando firmes uno nuevo y mantengas el archivo limpio. Con 3 pisos, dedicar 15 minutos al mes suele bastar; con 10 o más viviendas, ya necesitas orden de campos, validación de datos y un criterio único para no mezclar observaciones con importes.
Atajos que de verdad ahorran tiempo
- Duplica el contrato anterior y cambia solo nombre, NIF, renta y fechas.
- Usa listas desplegables o validación de datos para el estado del contrato y evitar textos distintos para la misma situación.
- Revisa el resumen después de cada cobro para detectar contratos que siguen en activo pero no deberían aparecer como cerrados.
- Aplica formato condicional para marcar fechas próximas a vencer o importes pendientes.
Cuándo Excel se queda corto
Si ya gestionas muchas incidencias, recibos, subidas de renta y documentos adjuntos, Excel empieza a quedarse pequeño. Ahí suele compensar pasar a un software de gestión inmobiliaria, pero para un propietario con 1, 2 o 3 viviendas esta plantilla sigue siendo la forma más rápida y barata de llevar el control.